Cómo leer los reportes de tu clínica dental

Reportes · Actualizado el 27 de septiembre de 2026 · 8 min de lectura

Reportes (en Más → Reportes) te dice cómo va la clínica en el periodo que elijas: lo que entró y por qué forma de pago, lo que salió, la utilidad, cuántas citas se atendieron, se cancelaron o faltaron, quién sigue sin otra cita, quién te debe y cuánto le toca a cada dentista. Aquí está qué mide cada bloque y cómo leerlo, qué ve cada persona del equipo y cómo bajarlo a Excel o imprimirlo para tu contador.

Elegir el periodo y el dentista

Reportes de Recall con el periodo Mes elegido, el filtro Dentista en Toda la clínica, 1 al 30 de septiembre, y el bloque Dinero con Cobrado $21,850, Gastos $17,230 y Utilidad $4,620 — Arriba, el periodo y el dentista; abajo, los tres números del mes.

Toca Hoy, Semana, Mes o Mes pasado. El periodo se queda en la dirección: si compartes el enlace o regresas con "Atrás", sigue igual. Los días son los de la clínica (su zona horaria), no los del celular.
Para otro rango, Otras fechas: Desde y Hasta, por ejemplo el trimestre para tu declaración.
Otras fechas: cualquier rango, por ejemplo un trimestre.
Dentista. El dueño y recepción, si hay varios dentistas, pueden ver toda la clínica o uno solo. Cada dentista ve únicamente lo suyo.
Lee la comparación. Cada número se compara con lo que corresponde: un mes con el mes anterior completo y, mientras el periodo sigue corriendo, solo hasta el mismo día ("Más que del 1 al 27 de agosto"). Una flecha verde es mejor; una roja, peor.

Dinero: cobrado, gastos y utilidad

Cobrado: lo que entró en el periodo (cobros y abonos de Cobros más pagos en línea), ya con las devoluciones restadas. Debajo, por forma de pago: transferencia, efectivo, tarjeta, tarjeta en línea y OXXO, con el número de cobros de cada una.
Gastos: lo que registraste en Gastos en ese periodo.
Utilidad: cobrado menos gastos. No es la utilidad fiscal; es la de caja, para saber si el mes dio.

Citas: atendidas, canceladas y las que no vinieron

Bloque Citas de Reportes en Recall: Atendidas 10, Canceladas 2 (7 % de 27), No vinieron 2 (22 % de las que ya pasaron), Por venir 13 (6 por confirmar), y la barra Pacientes que no vinieron en rojo con el aviso de más del 15 % — Citas del periodo y la barra de faltas, en rojo cuando pasa del 15 %.

Atendidas: las que marcaste como atendidas, con la comparación del periodo anterior.
Canceladas: con su porcentaje sobre todas las citas del periodo.
No vinieron: con su porcentaje sobre las citas que ya pasaron y no se cancelaron; las por venir no cuentan porque todavía no pueden faltar. Arriba del 15 % se pone en rojo: "Confirmar un día antes por WhatsApp ayuda a bajarlo".
Por venir: las que faltan en el periodo y cuántas siguen por confirmar.
Si hay citas pasadas sin marcar si el paciente vino, un aviso te lo dice: márcalas en Hoy para que el reporte sea real.

Faltaron o cancelaron: recuperar al paciente

La lista de quienes cancelaron o no vinieron en el periodo, primero los que siguen sin otra cita. Reagendar abre WhatsApp con el mensaje "No vino a su cita" de tu clínica y lo cuenta como contactado en Seguimiento; Agendar abre la hoja de cita. Quien ya tiene otra cita aparece con "Ya tiene otra cita". Excel baja la lista con teléfono, qué pasó y dentista.

Bloque Faltaron o cancelaron de Reportes en Recall: tres personas siguen sin otra cita, cada una con Canceló o No vino, la fecha y el dentista, y los botones Reagendar y Agendar; Lucía Hernández ya tiene otra cita — Quién faltó o canceló y sigue sin cita: escríbele o agéndalo ahí mismo.

Por cobrar: quién te debe hoy

Es de hoy, no del periodo: los presupuestos aceptados con saldo, por paciente, con el saldo pendiente total arriba y, en el modo avanzado, cuántos días lleva desde su último pago. El botón de WhatsApp abre el mensaje de saldo de tu clínica ("Escribir"). De aquí sale el "Por cobrar" del resumen semanal.

Bloque Por cobrar de Reportes en Recall: saldo pendiente total $19,950 y cuatro pacientes con lo que deben y el botón de WhatsApp para escribirles — Por cobrar: lo de hoy, con un toque para escribir por WhatsApp.

Gastos: registrar lo que sale

Bloque Gastos de Reportes en Recall: total $17,230 en 4 gastos, renta del consultorio, corona de zirconia del laboratorio ligada a José Luis Ramírez y al Dr. Luis Mora, luz y agua, resinas y adhesivo, con el botón Registrar gasto — Gastos del periodo, cada uno con su tipo y cómo se pagó.

Toca Registrar gasto (dueño). Recepción registra desde Cobros solo lo que paga de la caja ese día, y el gasto dice "Lo registró …".
Tipo de gasto: Laboratorio, Material, Renta, Sueldos y comisiones, Servicios u Otro. Un trabajo de laboratorio puede ligarse al paciente y al dentista que lo pidió: así aparece en su comisión.
Registrar gasto: tipo, concepto, monto, fecha y forma de pago.
Concepto, cuánto, fecha y cómo se pagó (efectivo, tarjeta, transferencia), más una nota opcional ("factura A-1234"). Guarda: se resta de lo cobrado para la utilidad y baja en el Excel.

Lo que le toca a cada dentista

Para clínicas con dentistas a porcentaje. El dueño pone el porcentaje de cada uno con el lápiz (y si se descuenta primero su laboratorio). La base es lo que ya pagaron sus pacientes en el periodo: abonos a sus presupuestos, o cobros de sus citas cuando no son de un presupuesto; lo presupuestado que aún no se paga no cuenta. Lo que no es de nadie ("Sin dentista: $800") se dice aparte. Cuando le pagues, regístralo en Gastos como "Sueldos y comisiones" para que la utilidad lo refleje. Más detalle en Cobros, presupuestos y facturas.

Diálogo Porcentaje de Dr. Luis Mora en Recall: qué parte de lo que pagan sus pacientes le corresponde, campo Porcentaje 40 % y el interruptor Descontar su laboratorio — El lápiz: porcentaje y si se descuenta primero su laboratorio.

Lo que agrega el modo avanzado

Con el modo avanzado encendido, el mismo reporte crece con gráficas, cada una con su botón Tabla para ver los números:

Dinero en detalle de Reportes en Recall en modo avanzado: gráfica Cobrado por día de septiembre, y las tarjetas Cómo pagaron y Cobrado por dentista, cada una con su botón Tabla — Dinero en detalle: cobrado por día, cómo pagaron y por dentista.

Gráficas Cómo pagaron (transferencia $8,300, efectivo $7,300, tarjeta $5,950, tarjeta en línea $300) y Cobrado por dentista (Dra. Ana Ruiz $15,100, Dr. Luis Mora $5,950, sin dentista $800) en Reportes de Recall — Cómo pagaron y cobrado por dentista; con Tabla ves los números.

Dinero en detalle: cobrado por día, semana o mes; cómo pagaron; cobrado por dentista; gastos por tipo; qué parte fueron abonos a presupuestos y qué parte consultas y otros cobros.
Citas en detalle: pacientes atendidos, de primera vez y los que regresaron (los que llegaron en tu lista importada ya eran pacientes: regresaron), agendadas en línea, tiempo de sillón perdido por pacientes que no vinieron, citas por día de la semana y por hora.
Citas en detalle: primera vez, regresaron y las horas en que más se atiende.
Tratamientos: terminados y su valor, presupuestos entregados y aceptados (con su porcentaje), tratamientos más hechos y producción por dentista.
Antigüedad de lo que se debe (días desde el último pago; un reembolso no es un pago) y anticipos y saldos a favor.
Sillones: ocupación por sillón, explicada en su propia guía.

Quién ve qué

Reportes vistos por la recepcionista en Recall: Cobrado $21,850 por forma de pago, Citas, Faltaron o cancelaron y Por cobrar, sin gastos ni utilidad — Recepción: citas, lo cobrado y quién debe; sin gastos ni comisiones.

Reportes vistos por el Dr. Luis Mora en Recall: Pagaron tus pacientes $5,950, Te toca $2,380 (40 %), sus citas, Faltaron o cancelaron y Por cobrar solo de sus pacientes — El dentista: solo lo suyo, con lo que le toca.

Bloque	Dueño	Recepción	Dentista	Asistente
Cobrado y formas de pago	Todo	Toda la clínica	Lo que pagaron sus pacientes	No
Gastos y utilidad	Sí	No	No	No
Citas y faltas	Todo	Toda la clínica	Las suyas	Sí
Faltaron o cancelaron	Sí	Sí	Sus pacientes	Sí, sin Excel
Por cobrar	Sí	Sí	Sus saldos	No
Lo que le toca a cada dentista	Todos, y pone el porcentaje	No	Solo lo suyo	No
Excel e Imprimir	Sí	Sí	Sí	No

Excel e Imprimir para tu contador

Descargar Excel baja en un CSV (se abre en Excel) todo lo que tu rol ve del periodo; además cada lista (Faltaron o cancelaron, Por cobrar, Gastos, Lo que le toca) tiene su propio Excel. Imprimir abre una hoja con el encabezado de tu clínica, el periodo, la comparación y las mismas tablas, lista para imprimir o guardar como PDF. Lo que tu contador suele pedir: el Excel del mes con cobrado por forma de pago y gastos por tipo.

Hoja impresa de Reportes de Clínica Dental Sonrisa del 1 al 30 de septiembre, con dinero, citas, ocupación por sillón, por cobrar y gastos en tablas — La hoja para imprimir: todas las tablas del periodo con la comparación.

Errores comunes

Comparar "Mes" a mitad de mes con el mes pasado completo. Recall ya compara solo hasta el mismo día; lee la leyenda ("del 1 al 27 de agosto") antes de asustarte.
Dejar citas pasadas sin marcar si el paciente vino. El porcentaje de faltas y "Faltaron o cancelaron" quedan a medias; el aviso arriba de Citas te dice cuántas faltan por marcar.
Buscar la utilidad fiscal. Utilidad es cobrado menos gastos, de caja; tu contador saca la fiscal con el Excel y tus facturas.
Leer "Por cobrar" como si fuera del periodo. Es de hoy: lo que deben ahora, sin importar el periodo elegido.
Cobrar abonos "Sin presupuesto". No cuentan para el dentista ni bajan el saldo del paciente; corrige el cobro y elige el presupuesto.

Qué pasa después

Reportes no se alimenta a mano: todo lo que recepción cobra en Hoy, cada gasto que registras y cada cita marcada como atendida o no vino ya está aquí en cuanto pasa. Lo que sigue es usarlo: cada viernes, "Semana" para escribirles a los que faltaron y a los que deben; cada mes, "Mes pasado" con su Excel para el contador y la comisión de cada dentista (comisiones y gastos); y si tu clínica tiene sillones, la ocupación por sillón te dice cuándo abrir otro.

Preguntas frecuentes

¿Cobrado es lo mismo que facturado o que presupuestado?

No. Cobrado es el dinero que entró en el periodo (cobros y abonos registrados en Cobros y pagos en línea), ya restadas las devoluciones. No cuenta lo presupuestado que aún no se paga ni tiene que ver con facturas: para eso están Por cobrar y Facturas por hacer.

¿Por qué mi porcentaje de faltas dice 22 % si tuve 2 faltas de 27 citas?

Porque se calcula sobre las citas que ya pasaron y no se cancelaron (2 de 9), no sobre todas las del periodo: las 13 por venir todavía no pueden faltar. Arriba del 15 % Recall te lo marca en rojo y sugiere confirmar un día antes por WhatsApp.

¿Los días son los de mi clínica o los de mi celular?

Los de tu clínica, con su zona horaria: un cobro a las 11 de la noche cuenta ese día, y Hoy, Semana y Mes parten de la fecha de la clínica aunque estés viendo el reporte desde otra zona. Si tu clínica está en Tijuana y tú en la Ciudad de México a las 00:30, la clínica sigue en el día anterior.

¿Qué ve mi recepcionista y qué ve cada dentista?

Recepción ve citas, lo cobrado de toda la clínica y quién debe, pero no gastos, utilidad, cobrado por dentista ni comisiones. Cada dentista ve solo sus citas, lo que pagaron sus pacientes, sus saldos y lo que le toca. La asistente ve solo citas: atendidas, canceladas, no vinieron y quién faltó, sin Excel.

¿Puedo saber cuánto perdí por las citas a las que no vinieron?

Recall te dice el tiempo de sillón perdido (por ejemplo, 1 h 30 min), pero no estima dinero perdido: una cita no guarda qué tratamiento ni qué precio iba a tener, y un número inventado sería peor que ninguno.

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