Cómo llevar las facturas por hacer y qué hace Recall con el CFDI
Cuando un paciente te pide factura, en Recall marcas Pide factura al cobrar y el cobro entra a Facturas por hacer, con los datos fiscales del paciente listos para copiar en tu sistema de facturación: RFC, nombre, régimen, código postal, uso del CFDI y la forma de pago con su clave del SAT. Recall no timbra; lleva la lista para que no se te vaya ninguna y para que el contador tenga todo en un Excel.
Qué necesitas antes
- Los datos fiscales de tu clínica en Configuración → Facturación (cómo capturarlos). Facturas por hacer te avisa si faltan.
- Cobros ya en marcha; si apenas empiezas, la guía de 20 minutos te lleva hasta tu primer cobro y de ahí sigues aquí.
- La Constancia de Situación Fiscal de cada paciente que pida factura: pídesela por WhatsApp en PDF o foto; de ahí copias todo letra por letra.
Paso 1: captura los datos para factura del paciente
- Abre la ficha → Resumen → Datos para factura y toca Agregar (o Editar si ya tiene). Todo el equipo puede capturarlos, también la asistente: identifican al paciente, no son dinero.
- RFC y Código postal fiscal. 13 caracteres para una persona, 12 para una empresa; el CP de su Constancia, no el de su casa si son distintos. Recall revisa la forma del RFC y te avisa si el último carácter no cuadra o si escribiste una O en lugar de un cero.
La ventana de datos para factura: RFC, CP, nombre, régimen y el uso como botones grandes. - Nombre (o Razón social). En mayúsculas, sin abreviar, como en su Constancia; con RFC de persona va su nombre completo, no el de su empresa. Si el paciente es menor de edad, van los datos de quien paga y la deduce (mamá, papá o tutor), y la ventana te lo recuerda.
- Régimen fiscal. El de su Constancia. Quien trabaja con sueldo casi siempre es 605; una empresa, 601; un profesionista, 612 o 626. Recall solo muestra regímenes que van con ese RFC.
- Uso de la factura. Tres botones: D01 · Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios ("Para deducirla en su declaración anual"), G03 · Gastos en general ("Una empresa o aseguradora", o un negocio que la registra como gasto) y S01 · Sin efectos fiscales ("Solo quiere el comprobante"). Solo salen los que el SAT acepta con ese régimen (por ejemplo, 626 RESICO no tiene D01), y viene elegido el más probable.
- Toca Guardar. Los datos quedan en su ficha para todas sus facturas; Quitar datos los borra.
Paso 2: marca "Pide factura" al cobrar
- Al cobrar (en Hoy, en Registrar cobro o en la ficha) marca la casilla Pide factura. Con efectivo, Recall avisa: "puede tener su factura, pero no la podrá deducir en su declaración anual"; a una empresa con uso G03 le avisa arriba de $2,000; con S01, nada (Cobrar y registrar abonos).
- Después, en el "⋯" de cualquier cobro, en Cobros o en Pagos de la ficha, está Pide factura y, si ya lo pidió, Ya no pide factura. Sirve también para pagos en línea y en OXXO.
- Si pagó anticipo en línea y al cobrarle el resto marcas Pide factura, Recall pide también la del anticipo, para que la lista tenga todo lo que pagó por ese servicio.
- El cobro muestra la etiqueta "Pide factura" en Cobros, en la ficha y en el Excel.
Paso 3: haz las facturas desde la lista
- Abre Cobros → Facturas por hacer (la tarjeta cuenta cuántos cobros esperan factura). La ven el dueño y recepción, en modo sencillo y avanzado. Arriba eliges el periodo (Hoy, Semana, Mes, Mes pasado, Otras fechas), con los días de tu clínica, y las pestañas Por hacer y Hechas.
La tarjeta en Cobros te lleva a la lista. - Cada tarjeta trae lo que la factura necesita: paciente, fecha y hora del cobro (hora de tu clínica: es la fecha de pago del CFDI), concepto, monto, la forma de pago con su clave del SAT (01 Efectivo, también OXXO; 03 Transferencia; "04 o 28" Tarjeta de crédito o de débito: revisa el voucher) y los datos para factura del paciente. Si faltan, dice "Faltan sus datos para factura" con Capturarlos en su ficha, que abre la ventana ahí mismo.
- Toca Copiar datos y pégalos en tu sistema de facturación: van con método de pago PUE (pagado en una sola exhibición). Haz la factura ahí, con tu PAC o en el portal del SAT.
Una tarjeta completa: Copiar datos los deja listos para pegar. - Toca Ya la hice. La tarjeta pasa a Hechas con quién y cuándo, y el aviso trae Deshacer por si te equivocaste de cobro.
Ya la hice: el cobro sale de Por hacer y puedes deshacerlo. - Hechas guarda el historial ("Hecha el 27 de sep por Sandra López") con Deshacer; en Cobros y en la ficha el cobro dice "Factura hecha".
Hechas: quién la marcó y cuándo. - Descargar Excel baja el periodo completo (pagó, monto a facturar, claves del SAT como texto para que Excel no quite los ceros) para el contador o para cargarlo a tu sistema.
Qué sí y qué no hace Recall con el CFDI
| Sí hace | No hace (todavía) |
|---|---|
| Guarda los datos fiscales de la clínica y de cada paciente, con las reglas del SAT (RFC, régimen, usos permitidos, extranjeros). | Timbrar: no emite el CFDI ni lo manda al SAT. Eso lo haces con tu PAC, tu sistema o el portal del SAT. |
| Lleva qué cobros piden factura, con fecha, monto, forma de pago con clave y método PUE. | Cancelar facturas o hacer notas de crédito: te dice cuándo hacen falta y por cuánto, y las marcas. |
| Avisa cuando un cobro con factura hecha se corrige, se elimina o se reembolsa ("hay que cancelarla" o "haz una nota de crédito por $600"). | Facturas de tu plan de Recall con CFDI: por ahora recibes el recibo de Stripe; los datos ya quedan listos. |
| Manda al paciente el recibo de pago por correo, que aclara que no es factura. | Sustituir a tu contador. |
Cuando un pago en línea se regresa completo antes de facturar, la tarjeta baja a "Ya no hacen falta"; si la factura ya estaba hecha, vuelve a Por hacer con "Se le regresó todo el pago y su factura ya está hecha: cancélala" y el botón Ya la cancelé. Las facturas de meses anteriores sin hacer se avisan arriba de la lista con "Verlas".
Errores comunes
Qué pasa después
Desde que marcas "Pide factura", Recall lleva la cuenta por ti: cada cobro espera en Por hacer con todo lo que el CFDI necesita, pasa a Hechas cuando la timbras y te avisa si ese cobro se corrige, se elimina o se reembolsa después. El paciente recibe su recibo por correo mientras tanto, y al contador le llega un Excel por periodo. Cuando la facturación llegue a Recall, estos mismos datos serán los de tus facturas, sin volver a capturar nada.
Preguntas frecuentes
¿Recall hace la factura (timbra el CFDI)?
No, todavía no. Recall lleva la lista de cobros que piden factura con todos los datos listos para copiar; la factura la haces en tu sistema de facturación, con tu PAC o en el portal del SAT, y la marcas con "Ya la hice". Cuando la facturación llegue a Recall, tus datos fiscales y los de tus pacientes ya estarán capturados.
¿Qué uso de CFDI le pongo a un paciente?
El que él necesita: D01 (Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios) si la va a deducir en su declaración anual; G03 (Gastos en general) si es una empresa o aseguradora, o si registra la consulta como gasto de su negocio; S01 (Sin efectos fiscales) si solo quiere el comprobante. Recall solo muestra los usos que el SAT acepta con el régimen del paciente.
¿Por qué no aparece D01 para un paciente en RESICO (626)?
Porque el SAT no permite deducir gastos médicos personales con uso D01 en ese régimen; Recall esconde las combinaciones que el SAT rechaza para que la factura no te rebote. Ofrécele G03 o S01 según el caso.
¿Un paciente que pagó en efectivo puede pedir factura?
Sí, y Recall lo deja marcar. Solo le avisa que en efectivo no la podrá deducir en su declaración anual, porque el SAT pide que los gastos médicos se paguen con tarjeta, transferencia o cheque para deducirlos. Dile eso al paciente antes de cobrar.
¿Qué hago si ya hice la factura y luego reembolsé o corregí el cobro?
Recall te lo dice: el cobro vuelve a Por hacer con el aviso de que su factura ya está hecha y hay que cancelarla, o hacer una nota de crédito por lo que regresaste, con el monto. Cuando la canceles en tu sistema, toca "Ya la cancelé".