Checklist de la primera semana: qué revisar cada día
La primera semana con Recall se trata de una sola cosa: que cada cita pase por Hoy de principio a fin y que nadie se quede sin confirmar, sin cobrar o sin marcar. Esta checklist dice qué revisar en la mañana, durante el día y en la tarde, qué toca cada día de la semana y qué mirar en los reportes del viernes.
Antes de la semana
- Terminaste la guía de 20 minutos: cuenta, horario, precios, pacientes, equipo y citas en línea.
- Las citas que ya tenías en la libreta para esta semana están en la Agenda (agéndalas de corrido desde un hueco de la agenda).
- Hoy está abierta en la computadora de recepción y Recall está en la pantalla de inicio del celular de cada dentista.
Cada mañana, antes del primer paciente
- Abre Hoy y lee los chips. "2 por confirmar" es la lista de a quién escribirle ahora; "en sala de espera" debe estar en cero.
- Confirma lo que falte con Confirmar por WhatsApp; cuando contesten, ⋯ → Marcar como confirmada. Si alguien no puede, muévelo con Cambiar de hora. Guía: confirmar citas por WhatsApp.
- Revisa la campana. Las citas pedidas en línea durante la noche llegan como "Por confirmar" con "Paciente nuevo" o "Ya es paciente"; confírmalas por WhatsApp desde su tarjeta.
- Mira las alertas de salud de los pacientes del día: abre la ficha desde ⋯ → Ver ficha y lee la franja roja de "Cuidado:" (alergias, anticoagulantes, embarazo).
Durante el día, con cada paciente
- Cuando entra: Llegó. El dentista ve "en sala de espera" en su celular.
- Cuando pasa: Pasar al sillón (el dentista o la asistente).
- Al terminar: Terminar consulta y la nota de la visita en su ficha, con la plantilla del tratamiento. Es lo que la NOM-004 pide y lo que después nadie recuerda.
- Antes de que salga: Cobrar (efectivo, tarjeta o transferencia, y "Pide factura" si la quiere) y Próxima cita para dejar agendado su control. Los estados, uno por uno, están en la pantalla Hoy.
- Si alguien no llega: cuando pase su hora, la tarjeta pregunta "¿Vino?"; contesta No vino.
Cada tarde, antes de cerrar
- Hoy → Mañana → Mandar recordatorios. Un paciente a la vez, con el mensaje listo; al responder, "Ya confirmó". Guía: recordatorios de citas.
Mañana: la franja te dice cuántos recordatorios faltan; en cinco minutos quedan mandados. - Revisa que Terminadas tenga todas las citas del día. Si una sigue arriba, contesta "¿Vino?".
- Hoy → Seguimiento. Escribe a quien faltó hoy ("Faltaron o cancelaron") mientras está fresco; el resto de los grupos, un par de personas al día. Guía: seguimiento y pacientes que no vinieron.
Seguimiento: a quién escribirle hoy, por grupo, con el WhatsApp listo. - Cobros → revisa el total del día contra la caja. Cada cobro dice la hora, la forma de pago, la nota, si pide factura y el monto; corregir uno se hace desde su ⋯ el mismo día (quién lo registró queda en Actividad).
La semana, día por día
| Día | Además de la rutina |
|---|---|
| Lunes | Agenda las citas que llamaron el fin de semana. Revisa que cada dentista vea sus citas en su celular (Más → Mi agenda en el celular si quiere Google Calendar). |
| Martes | Escribe los mensajes de WhatsApp con tus palabras en Configuración → Mensajes de WhatsApp. Revisa los precios que faltaron en la lista. |
| Miércoles | Comparte tu enlace de citas en línea con 10 pacientes de confianza por WhatsApp y mira cómo llegan sus solicitudes a la campana. |
| Jueves | Haz el primer presupuesto desde el odontograma o desde la lista de precios y cobra un abono: así ves el saldo en la ficha y en Cobros. |
| Viernes | Reportes de la semana (abajo). Revisa el horario de la próxima semana en Configuración si hay un puente o un día de curso. |
| Sábado | La pestaña Mañana se llama "Lunes": manda los recordatorios del lunes antes de cerrar. |
Los reportes del viernes
En Más → Reportes elige el periodo Semana. Con una semana de uso ya dice lo importante:
- Citas: atendidas, canceladas y no vinieron, con su porcentaje. Más de 10 % de faltas quiere decir que los recordatorios no están saliendo o salen tarde.
- Dinero: cobrado por efectivo, tarjeta y transferencia, gastos y utilidad (solo la dueña). Compáralo con la caja de cada día.
- Faltaron o cancelaron: con Reagendar para escribirles de una vez.
- Por cobrar: presupuestos aceptados con saldo; es la lista de llamadas de la próxima semana.
- Un aviso si quedaron citas pasadas sin marcar: regresa a Hoy y contéstalas.
- Descargar Excel baja todo para tu contador.
Errores comunes de la primera semana
- Confirmar en WhatsApp sin marcar en Recall. Para Recall sigue por confirmar y mañana le vuelve a salir el recordatorio. Marca "Ya confirmó".
- Cobrar en la libreta "por mientras". Registra cada cobro en Recall el mismo día; así Reportes y los saldos de las fichas cuadran desde la primera semana.
- Escribir las notas al final del día. Se olvidan. La nota va justo después de Terminar consulta, desde el celular si hace falta.
- Dejar la campana en silencio en recepción. Prende "Con sonido" para enterarte de las citas en línea aunque estés en otra pestaña.
Qué pasa después
A partir de la segunda semana la rutina ya es hábito y puedes ir más allá: enciende el modo avanzado si llevas historia clínica completa, conecta Google Calendar, captura tus datos fiscales para las facturas por hacer y activa los cobros en línea para mandar enlaces de pago. Cada tema tiene su sección en esta documentación.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo toma la rutina diaria?
Unos 15 minutos repartidos: 5 en la mañana para revisar Hoy y confirmar, 5 en la tarde para los recordatorios de mañana y 5 para Seguimiento. Lo demás (Llegó, Cobrar, notas) se hace conforme llegan los pacientes.
¿Quién hace cada cosa?
Recepción: confirmar, recibir, cobrar, recordatorios y Seguimiento. Dentista: pasar al sillón, terminar consulta y escribir la nota. Dueña: revisar Reportes el viernes y Configuración cuando algo falte. Si eres tú solo, haz la parte de recepción entre pacientes y la de dueña el viernes.
¿Qué hago con las citas que quedaron sin marcar?
Al final del día, en Hoy, todas las citas deben estar en Terminadas. La que siga arriba pregunta “Ya pasó su hora. ¿Vino?”: contesta Sí, vino o No vino. Reportes te avisa si quedaron citas pasadas sin marcar.
¿Cuándo empiezan a salir solos los correos?
Desde el primer día: la confirmación al agendar, el recordatorio un día antes y la encuesta después de la visita vienen encendidos. Solo llegan a pacientes con correo en su ficha; revisa en Configuración → Correos automáticos qué quieres encendido.
¿Qué reviso el viernes?
Reportes con el periodo Semana: cuántas citas se atendieron, cuántas se cancelaron o faltaron, cuánto entró por forma de pago y quién debe. Y en Configuración, que el horario de la próxima semana no tenga cambios (un puente, un día de curso).