Cómo usar varias sucursales de tu clínica en Recall

Si tu clínica tiene más de un lugar, con el plan Grupo cada sucursal tiene su dirección, su teléfono, su horario y sus sillones, y la agenda, Hoy, Cobros y Reportes se ven por sucursal o todas juntas. Tus pacientes son los mismos en todas. Si tu clínica tiene un solo lugar, no cambia nada: Recall no te pregunta por sucursales en ningún lado.

Qué necesitas para tener sucursales

• El plan Grupo. Incluye hasta 3 sucursales, contando la tuya. Para más, escríbenos a hola@recall.mx y las sumamos a tu cuenta. Cómo cambiar de plan está en la prueba gratis y los planes.
• Tu clínica ya es la sucursal principal. Su dirección, teléfono y horario son los de Configuración → Tu clínica; si los cambias ahí, cambian en la sucursal. Puedes ponerle otro nombre ("Sonrisa Centro") sin que cambie el nombre de tu clínica.
• Solo el dueño agrega, cambia o archiva sucursales, en Configuración → Sucursales.

Cómo agregar una sucursal

1. Abre Configuración → Sucursales y toca Agregar. Abajo de la lista dice cuántas usas de las que incluye tu plan, por ejemplo "2 de 3 sucursales".
2. Escribe el nombre y la dirección. El nombre es como la conocen tus pacientes ("Sonrisa Norte" o "Polanco"). La dirección es la que les llega en los recordatorios y en los correos de sus citas en esa sucursal.
3. Agrega el teléfono y el enlace de Google Maps, si quieres. Sin teléfono propio, a los pacientes les llega el de tu clínica. El enlace se copia en Google Maps con Compartir y Copiar vínculo; es el botón "Cómo llegar" de tu página. Sin él, Recall busca la dirección.
4. Revisa su horario de atención. Empieza con el de tu clínica; cámbialo si esa sucursal abre otros días u horas, igual que en el horario de atención.
5. Elige cuántos sillones tiene y toca Agregar sucursal. Se crean "Sillón 1", "Sillón 2"… de esa sucursal; en Sillones les cambias el nombre, agregas más o pasas un sillón a otra sucursal (sus citas por venir se van con él, quedan por confirmar y a sus pacientes les mandamos un correo con la dirección nueva; Recall te dice a quién avisar si no tiene correo).

Después, en Dentistas, abre a cada dentista con Editar y marca ¿En qué sucursales atiende?: solo sale en la agenda y en las citas en línea de esas. En Equipo, el menú de cada persona tiene Sucursal de siempre: la agenda, Hoy y Cobros se le abren ahí.

Cómo se ven la agenda, Hoy y Cobros

Arriba aparecen los botones Todas las sucursales, Sonrisa Centro, Sonrisa Norte… Con una elegida ves sus citas, sus sillones y su horario; con todas, cada cita dice en qué sucursal es. Tu elección se queda en ese celular o computadora para ti, y la primera vez se abre en tu sucursal de siempre.

• Nueva cita tiene el campo Sucursal (empieza en la que estás viendo; para un dentista que solo atiende en otras, en la suya). Los sillones, los dentistas y el horario que ofrece son los de esa sucursal.
• Cambiar una cita de sucursal (en Cambiar día u hora, con Sucursal o con un sillón de otra) es cambiarla de lugar, aunque sea a la misma hora: le mandamos al paciente un correo con la sucursal y la dirección nueva, la cita queda por confirmar y el recordatorio se vuelve a mandar con la dirección nueva. Si no tiene correo, el aviso te ofrece mandarle un WhatsApp con la dirección.
• En Cobros, cada cobro es de la sucursal de su cita, y si la cita cambia de sucursal su cobro se va con ella (también el anticipo que pagó en línea y su reembolso). Uno sin cita se registra en la que eliges al cobrarlo, igual en Registrar cobro que en Cobrar por internet. El total del día, la lista y el Excel son de la sucursal que estás viendo.
• El aviso de una cita en línea (la campanita y el correo) dice en qué sucursal es, y Ver la cita abre la agenda en esa sucursal.

Qué ve el paciente

Todo lo que le llega usa la sucursal de su cita: la confirmación y los recordatorios por correo (con la línea "Sucursal") y el mensaje de WhatsApp que mandas desde la agenda llevan esa dirección y ese teléfono. En tu Google Calendar, Outlook o iPhone, cada cita también sale con la dirección de su sucursal. En tu página de citas en línea lo primero que elige es ¿A qué sucursal vas?, con la dirección y el horario de cada una; después ve los días y horas libres de esa. Solo salen las sucursales donde atiende al menos un dentista, y una hora se ofrece si un dentista de esa sucursal está libre, aunque tenga citas en otra. El presupuesto que le mandas lleva la dirección y el teléfono de la sucursal donde se lo dieron. Tu página en el directorio tiene la sección "Sucursales" con Agendar aquí, Llamar y Cómo llegar para cada una (Llamar usa el teléfono de tu clínica si la sucursal no tiene uno propio).

Reportes por sucursal

En Reportes, el filtro Sucursal muestra todo lo de una sola: lo cobrado, las citas, los pacientes de primera vez y la ocupación de sus sillones con su horario. Un paciente de primera vez cuenta en la sucursal donde lo atendieron la primera vez, así que las sucursales suman lo mismo que toda la clínica. Una sucursal archivada también se elige (dice "archivada") para ver su pasado. Descargar Excel baja lo mismo que ves, con el nombre de la sucursal en el archivo. Con Todas las sucursales, el dueño ve además la tarjeta de cada una lado a lado (cobrado, atendidas, no vinieron, primera vez y tratamientos hechos); toca una para ver su reporte completo. Los gastos, la utilidad y lo que le toca a cada dentista son de toda la clínica: se ven con todas las sucursales. Qué mide cada número está en los reportes de tu clínica.

Archivar una sucursal o cambiar de plan

En el menú de la sucursal, Archivar la quita de la agenda, de tu página y de todo lo que se agenda; sus citas y cobros pasados se quedan en Reportes y sus sillones se archivan con ella. Si todavía tiene citas por venir, Recall no la archiva: primero cámbialas a otra sucursal o cancélalas (Ir a la agenda), para que ningún paciente llegue a un lugar cerrado. La principal no se archiva. Un dentista que solo atendía en ella sale en todas las sucursales mientras está archivada (el diálogo te lo dice). Una archivada vuelve con Reactivar, con sus sillones y con los dentistas que atendían ahí.

Si llegas al límite, en lugar de Agregar dice "Tu plan Grupo incluye hasta 3 sucursales. Para más, escríbenos a hola@recall.mx." Si te dimos sucursales de más, lo dice aparte, por ejemplo "incluye 3 sucursales y tienes 1 de más (4 en total)". Si cambias a un plan más chico, lo que ya tienes sigue funcionando, pero no puedes agregar ni reactivar otra.

Errores comunes

• "No veo Sucursales en Configuración." Solo sale con el plan Grupo o si tu clínica ya tiene más de una. Revisa tu plan en Mi plan.
• Un dentista no sale en la agenda de una sucursal. No está marcada en su ¿En qué sucursales atiende?. Márcala en Dentistas.
• Una sucursal no sale en tu página de citas en línea. Ningún dentista atiende ahí (pasa al agregar una sucursal si todos tienen sus sucursales marcadas). Márcala en el ¿En qué sucursales atiende? de quien atienda ahí.
• La agenda de una sucursal no tiene sillones. Se creó con "Ninguno por ahora": agrégaselos en Sillones (el botón Agregar junto a su nombre). Mientras, su agenda va por dentista.
• Un paciente recibió la dirección equivocada. La cita estaba en otra sucursal. Ábrela, cambia Sucursal o el sillón y guarda: le mandamos un correo con la dirección correcta (o el aviso te ofrece el WhatsApp) y el recordatorio se vuelve a mandar con ella.

Qué pasa después

Con tus sucursales listas, cada persona de tu equipo trabaja en la suya y tú ves todas. Sigue con los sillones y consultorios de cada sucursal y con qué puede hacer cada rol.

Preguntas frecuentes

¿Mis pacientes tienen que registrarse en cada sucursal?

No. Los pacientes son de toda la clínica: su expediente, sus presupuestos y sus saldos son los mismos en todas las sucursales. Lo que tiene sucursal es cada cita, cada sillón y cada cobro.

¿Cuántas sucursales puedo tener?

El plan Grupo incluye hasta 3 sucursales, contando tu clínica. Si necesitas más, escríbenos a hola@recall.mx y te las damos en tu cuenta. Consultorio y Clínica tienen una sola.

¿Qué pasa si bajo de Grupo a Clínica con 3 sucursales?

No se borra nada: las 3 siguen funcionando con sus citas, sillones y cobros. Lo que ya no puedes es agregar otra ni reactivar una archivada; Configuración → Sucursales te dice por qué.

¿Cada sucursal puede tener su propia zona horaria?

No. Todas usan la zona horaria de tu clínica (Configuración → Tu clínica). Cada una sí tiene su propio horario de atención, su dirección y su teléfono.

¿Mi recepcionista ve los reportes de todas las sucursales?

Ve lo mismo que antes (citas, lo cobrado y quién debe) y puede elegir la sucursal. La tabla que compara las sucursales, los gastos, la utilidad y lo que le toca a cada dentista son solo para el dueño.