Qué pacientes te deben y cómo cobrarles sin incomodar

En Recall un saldo es lo que falta pagar de un presupuesto que el paciente ya aceptó. La app te dice quién te debe, cuánto y desde cuándo pagó por última vez, y te deja cobrarle con un mensaje de WhatsApp ya escrito o con un enlace para que pague con tarjeta u OXXO. Esta guía lo hace con la Clínica Dental Sonrisa, que hoy tiene $25,400 por cobrar entre seis pacientes.

Dónde ves el saldo de un paciente

• Arriba de la ficha, junto a la próxima cita, está el cuadro Saldo pendiente con el monto, o "Al corriente" en verde. Tócalo y te lleva a la pestaña Pagos. Cuando el saldo llega a cero, la ficha lo celebra.
• En Pagos ves el saldo en grande, "Ha pagado $5,000 en total" y, en Por presupuesto, cada presupuesto con su estado, "Pagado $5,000 de $12,000", una barra de avance y "Faltan $7,000". El botón Abono abre el cobro con ese presupuesto ya elegido (Cobrar y registrar abonos).
• Solo cuentan los presupuestos aceptados (En tratamiento o Terminado). Uno "Por aceptar" no es deuda todavía, y uno cancelado deja de contar.

Quién te debe hoy: Reportes → Por cobrar

1. Abre Más → Reportes y baja hasta Por cobrar. No importa el periodo que tengas elegido: Por cobrar es lo que se debe hoy, y así lo dice debajo del título.
2. Lee el total y la lista. "Saldo pendiente total" es la suma de todos. Debajo, cada paciente con lo que debe, de mayor a menor, y "Último pago hace 7 días" o "Nunca ha pagado · presupuesto de hace 12 días". Un monto en rojo quiere decir que su último pago fue hace más de 60 días (o, si nunca ha pagado, que su presupuesto tiene más de 60 días).

   

3. Toca Ver los 6 para ver a todos: de entrada salen los cinco que más deben. El nombre de cada paciente abre su ficha en Pagos.
4. Toca Excel para bajar la lista con Paciente, Teléfono, Debe, Presupuestos, Último pago y Días desde el último pago, más el dinero recibido que todavía no se debe. Sirve para tu contador o para repartir llamadas.

Desde cuándo te deben: la antigüedad

Con el modo avanzado encendido (Más → Modo avanzado, cómo), debajo de Por cobrar aparece Antigüedad de lo que se debe: una gráfica con lo que se debe en cuatro grupos, 0–30 días, 31–60, 61–90 y Más de 90, contados desde el último pago de cada paciente (o desde su presupuesto, si nunca ha pagado). Tabla la muestra en números. Lo sano es que casi todo esté en 0–30; lo que pasa de 60 días es lo primero que hay que cobrar.

Cómo cobrar un saldo sin incomodar

1. Escríbele por WhatsApp. En Por cobrar, el botón verde junto a cada paciente abre su chat con el mensaje "Saldo pendiente" ya escrito: "Hola José, te escribimos de Clínica Dental Sonrisa. Te recordamos que tienes un saldo pendiente de $7,000 de tu tratamiento. Puedes liquidarlo en tu próxima visita o por transferencia. ¡Gracias!". Tú lo lees y lo mandas; Recall no manda nada solo. El texto se cambia en Configuración → Mensajes de WhatsApp (solo el dueño; cómo, en mensajes de WhatsApp para tus pacientes).
2. Si prefiere pagar desde su celular, mándale un enlace. En su ficha → Pagos, toca Cobrar por internet: el presupuesto ya viene elegido y el monto dice lo que debe ("Debe $7,000 de este presupuesto."). Cámbialo si va a abonar una parte, escribe el concepto y toca Crear enlace. Paga con tarjeta u OXXO; OXXO recibe hasta $10,000, así que un saldo mayor se paga con tarjeta o en dos enlaces (Cobrar por internet).

   

3. Cuando pague, el saldo baja solo. Un pago en línea entra a su ficha y a Cobros sin que nadie lo capture; uno en mostrador lo registra recepción con el presupuesto elegido. En Por cobrar desaparece en cuanto queda al corriente.

El grupo Saldo pendiente en Seguimiento

• En Hoy → Seguimiento, el grupo Saldo pendiente junta a quienes "Terminaron su tratamiento y tienen saldo": su presupuesto está Terminado o todos sus tratamientos están hechos. Lo ven recepción y el dueño.
• Cada paciente trae sus botones: Escribir (WhatsApp con el mismo mensaje), Llamar, Ya lo contacté (lo pasa a contactados con la fecha y no te lo vuelve a pedir en 7 días) y Ver pagos.
• Quien sigue en tratamiento no sale aquí, aunque deba: si no tiene próxima cita, sale en Tratamiento sin próxima cita, porque lo urgente es que regrese. Todo Seguimiento se explica en Seguimiento y pacientes que no vinieron.

Ortodoncia y tratamientos en mensualidades

• Un presupuesto por el tratamiento completo ("Brackets metálicos (tratamiento completo)", $18,000) y un abono por cada mes. Así el saldo es real y cada abono le cuenta al dentista.
• En Por cobrar sale todo lo que falta, aunque no esté vencido: Valeria debe $9,000 porque le faltan meses, no porque esté atrasada. Lo que te dice si va al corriente es "Último pago hace 7 días".
• Cada mes, un enlace de pago con el monto de la mensualidad ("Mensualidad de octubre") y, al terminar cada ajuste, su próxima cita antes de que se vaya.

Anticipos y saldos a favor

En modo avanzado, si alguien pagó dinero que todavía no debe, Reportes muestra Anticipos y saldos a favor ("Dinero que ya entró pero que el paciente todavía no debe") con tres cuadros, y cada paciente con el suyo. En el modo sencillo, debajo del total de Por cobrar, una línea dice "Además hay $X recibidos que aún no se deben".

• Anticipos: pagos a presupuestos que el paciente aún no acepta. Cuando acepte, toca "El paciente aceptó" en su presupuesto y el pago se vuelve abono.
• Pagó de más: lo que pagó por encima del total de su presupuesto. Aplícalo a otro tratamiento o regrésaselo.
• De presupuestos cancelados: abonos de un presupuesto que se canceló. Revisa si se devuelve o se aplica a otro.

• Para pasar un pago a otro presupuesto: si fue en línea, en Pagos de la ficha toca Abonar a un presupuesto; si fue en mostrador, en Cobros toca "⋯" → Corregir y elige el presupuesto en ¿Qué está pagando? (recepción solo en los cobros que registró hoy; los demás, el dueño).
• Para regresarlo: un pago en línea lo regresa el dueño con Reembolsar. Recall no registra devoluciones en efectivo: si le das el dinero en mano, el dueño corrige el monto de ese cobro para que la caja cuadre.
• El anticipo de una cita en línea que todavía no está en ningún presupuesto no cuenta en estos cuadros: está en Pagos de su ficha, listo para abonarlo cuando empiece su tratamiento (Anticipo para citas en línea).

Errores comunes

Qué pasa después

Con los presupuestos aceptados y cada abono en su presupuesto, Por cobrar se lleva solo: sube cuando alguien acepta un tratamiento y baja con cada pago, en mostrador o por internet. Revisarlo una vez por semana basta; la checklist de la primera semana lo pone en los reportes del viernes. Para leer el resto de los números de tu clínica, sigue con Reportes de tu clínica.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un paciente que me debe no sale en Por cobrar?

Porque su presupuesto sigue "Por aceptar". Solo un presupuesto aceptado crea saldo: abre su ficha → Clínica y toca "El paciente aceptó" en la tarjeta del presupuesto. También puede ser que el abono se haya registrado "Sin presupuesto" y el saldo nunca bajó; corrígelo eligiendo el presupuesto.

¿Por qué la ortodoncia de una paciente sale completa en Por cobrar?

Por cobrar suma todo lo que falta de cada presupuesto aceptado, aunque se vaya a pagar en mensualidades. Para saber si va al corriente, mira "Último pago hace…": si pagó este mes, va bien.

¿Qué es "Pagó de más"?

Lo que un paciente pagó por encima del total de su presupuesto. Está en Reportes, en modo avanzado, dentro de "Anticipos y saldos a favor". Conviene aplicarlo a otro tratamiento o regresárselo.

¿Recepción puede ver quién debe?

Sí. Recepción y el dueño ven Por cobrar de toda la clínica y el grupo Saldo pendiente de Seguimiento. Cada dentista ve en Reportes solo lo que le deben de sus presupuestos, y la asistente no ve dinero.