La pantalla Hoy: cada estado de la cita y su siguiente paso
Hoy es la pantalla que se queda abierta en la clínica todo el día: cada cita es una tarjeta con su estado en palabras y un solo botón con lo que sigue. Una cita pasa por seis estados (por confirmar, confirmada, en sala de espera, en el sillón, atendida y cobrada) y en cada uno el botón te dice qué toca; lo demás está en el menú ⋯.
Cómo se lee Hoy
- Las pestañas Hoy, Mañana y Seguimiento cuentan lo pendiente: citas en pie, citas de mañana (y cuántas por confirmar) y personas por contactar. El dentista no ve Seguimiento.
- Los chips "2 por confirmar" y "1 en sala de espera" resumen el momento del día.
- La lista va en orden de hora; abajo, Terminadas junta las atendidas (con lo que pagaron), las canceladas y las que no vinieron.
- Cada tarjeta: hora y duración, nombre, motivo · dentista, el estado (y el sillón, si usas sillones), el botón principal y el menú ⋯.
Los estados, en orden
Por confirmar
Así nace toda cita agendada por la clínica o pedida en línea. El botón es Confirmar por WhatsApp (en el celular, Confirmar): abre WhatsApp con el mensaje escrito. Cuando el paciente responde, ⋯ → Marcar como confirmada. Si no tiene celular, el botón es Ya confirmó.
Confirmada
El paciente dijo que sí. El botón es Llegó, para cuando entre por la puerta. Recepción lo toca al recibirlo.
En sala de espera
Ya está en la clínica. El chip de arriba lo cuenta ("1 en sala de espera") y el botón es Pasar al sillón, que normalmente toca el dentista cuando lo pasa. Si llegó sin haber confirmado, Ya llegó está en el menú ⋯ y lo pone directo en sala de espera.
En el sillón
Lo están atendiendo. El estado se pinta en azul fuerte y el botón es Terminar consulta.
Atendida
La consulta terminó. Para la dueña y la recepción el botón es Cobrar, que abre la ventana de cobro con el paciente elegido y, si tiene presupuesto aceptado, lo que le falta pagar. Cobrada, la tarjeta pasa a Terminadas con "Pagado $800" y el botón Próxima cita, para agendar la siguiente antes de que se vaya. El dentista y la asistente ven Próxima cita directamente.
Cancelada y No vino
Las dos van a Terminadas y no cuentan en la pestaña. Cancelar cita está en ⋯ mientras la cita no ha empezado; No vino aparece solo cuando ya pasó su hora. Una cancelada tiene Reactivar cita en su menú.
"Ya pasó su hora. ¿Vino?"
Si una cita confirmada o por confirmar pasa de su hora sin que nadie la toque, la tarjeta cambia a la pregunta Ya pasó su hora. ¿Vino? con Sí, vino (la pone en sala de espera) y No vino. Así ninguna cita se queda "confirmada" para siempre, y las faltas llegan a Seguimiento y a Reportes.
El menú ⋯ de cada tarjeta
| Opción | Qué hace | Cuándo aparece |
|---|---|---|
| Ver ficha | Abre la ficha del paciente (salud, notas, odontograma, pagos). | Siempre |
| Llamar | Marca su celular desde el teléfono. | Con celular en la ficha |
| Enviar WhatsApp | Abre WhatsApp con el mensaje de recordatorio. | Con celular |
| Marcar como confirmada | Pasa a Confirmada sin mandar nada. | Por confirmar |
| Ya llegó | Pasa a En sala de espera aunque no haya confirmado. | Por confirmar y confirmada |
| Cambiar de hora | Abre la hoja para moverla de día u hora. | Mientras no esté atendida |
| No vino | Marca la falta; sale en Seguimiento y en Reportes. | Cuando ya pasó su hora |
| Cancelar cita | La cancela y avisa al paciente (o te da el WhatsApp). | Antes de su hora |
| Reactivar cita | Regresa una cancelada o una falta a su lugar. | Cancelada o no vino |
Cada cambio de estado muestra un aviso arriba ("Diego: en sala de espera") con Deshacer. Al cancelar, el aviso dice además qué recibe el paciente, como se explica en mover o cancelar una cita.
Hoy para el dentista
La dentista ve solo sus citas ("Buenos días, Dr. Luis Mora"), sin Cobros ni Seguimiento, con los botones de su parte: Pasar al sillón y Terminar consulta. Desde el celular, entre paciente y paciente.
- Toca Pasar al sillón cuando pasas al paciente. Recepción ve el cambio en su pantalla en unos segundos.
- Al terminar, toca Terminar consulta. La cita queda atendida y en la computadora de recepción aparece Cobrar.
Terminar consulta: la cita queda atendida y recepción ya puede cobrar. - Escribe la nota de la visita desde Ver ficha → Clínica → Nueva nota, antes de que llegue el siguiente. Las notas no se editan ni se borran (NOM-004), así que hazla ahí mismo con la plantilla del tratamiento.
- Próxima cita en la tarjeta atendida abre Nueva cita con el paciente puesto: agenda su control antes de que salga.
Quién toca qué
| Momento | Botón | Quien lo toca normalmente |
|---|---|---|
| Un día antes o en la mañana | Confirmar por WhatsApp · Ya confirmó | Recepción |
| El paciente entra | Llegó | Recepción (o la asistente) |
| Lo pasan al sillón | Pasar al sillón | Dentista o asistente |
| Termina la consulta | Terminar consulta | Dentista |
| Paga | Cobrar | Recepción o dueña (la asistente no lo ve) |
| Se va | Próxima cita | Recepción |
Errores comunes
- Dejar citas de ayer sin marcar. Reportes te avisa que hay citas pasadas sin saber si el paciente vino. Contesta "¿Vino?" el mismo día.
- Cobrar sin terminar la consulta. Cobrar aparece cuando la cita está atendida; si el paciente paga antes de pasar (un anticipo), regístralo desde Cobros → Registrar cobro.
- Usar Cancelar cita para una falta. Cancelada es "no viene y lo sabemos"; No vino es "no llegó". Solo la segunda entra a Seguimiento y al porcentaje de faltas.
- Buscar las canceladas arriba. Están en Terminadas, abajo, para que la lista de arriba solo tenga lo que falta.
Qué pasa después
Cada estado alimenta otra parte de Recall: las atendidas generan la encuesta "¿Cómo te fue?" una hora después (si está encendida) y cuentan en Reportes; las faltas van a Seguimiento y, si lo enciendes, mandan el correo "Te extrañamos"; los cobros se ven en Cobros y en la ficha del paciente. Mañana empieza en la pestaña Mañana, con los recordatorios.
Preguntas frecuentes
¿Quién toca cada botón?
Lo natural es que recepción toque Llegó y Cobrar, y el dentista Pasar al sillón y Terminar consulta desde su celular. Pero cualquiera del equipo puede tocar cualquiera: Recall no lo impide, solo la asistente no ve Cobrar.
¿Qué pasa si toco el botón equivocado?
Cada cambio muestra un aviso arriba con Deshacer durante unos segundos. Si ya se fue, en el menú ⋯ puedes regresar la cita: por ejemplo, Ya llegó vuelve a ponerla en sala de espera.
¿Por qué no me aparece No vino?
Solo aparece cuando ya pasó la hora de la cita. Antes, la opción es Cancelar cita. Cuando pasa su hora sin que nadie la marque, la tarjeta pregunta “Ya pasó su hora. ¿Vino?” con Sí, vino y No vino.
¿Qué cuenta el número de la pestaña Hoy?
Las citas que siguen en pie: por confirmar, confirmadas, en sala, en el sillón y atendidas. Las canceladas van en Terminadas y no suman. Mañana cuenta igual, y Seguimiento cuenta personas por contactar.
¿Se actualiza sola si otra persona cambia algo?
Sí. Cuando la dentista toca Terminar consulta en su celular, la recepción ve Cobrar en su computadora en unos segundos, sin recargar.