Cómo calcular comisiones de dentistas y registrar gastos
Si le pagas a un dentista por porcentaje de lo que producen sus pacientes, Recall lo calcula solo cada periodo sobre lo que ya se cobró; y si anotas los gastos (laboratorio, material, renta, sueldos, servicios), Reportes te dice cuánto te queda. Las dos cosas viven en Reportes, y esta guía las hace con el Dr. Luis Mora, que cobra el 40 %, y con la renta y el laboratorio de la Clínica Dental Sonrisa.
Qué necesitas antes
- Ser el dueño: solo el dueño pone porcentajes y ve la utilidad. Recepción registra gastos de caja; cada dentista ve lo suyo.
- Para las comisiones, el modo avanzado encendido en Más (la sección "Lo que le toca a cada dentista" solo sale ahí) y presupuestos con su dentista (Presupuestos): de ahí sale a quién le cuenta cada abono.
Paso 1: pon el porcentaje de cada dentista
- Abre Reportes, elige el periodo (Hoy, Semana, Mes, Mes pasado u Otras fechas) y baja a Lo que le toca a cada dentista. Cada fila es un dentista: su porcentaje, lo cobrado de sus pacientes en el periodo, el laboratorio, la base y lo que le toca.
- Toca el lápiz junto al dentista. Se abre "Porcentaje de Dr. Luis Mora".
El porcentaje del dentista y si se le descuenta el laboratorio. - Porcentaje. Qué parte de lo que pagan sus pacientes le corresponde: 40, 50… Déjalo vacío si tiene sueldo fijo.
- Descontar su laboratorio. Si lo prendes, primero se resta lo que costó el laboratorio de sus pacientes y luego se saca el porcentaje. Con el interruptor apagado, el laboratorio se muestra "(no se descuenta)" para que lo veas de todos modos.
- Toca Guardar. El cálculo se actualiza al momento para el periodo que estás viendo y para los siguientes. El porcentaje no se aplica a los periodos ya pagados si lo cambias después: anota la fecha del cambio.
Paso 2: registra los gastos
- En Reportes → Gastos toca Registrar gasto. La lista muestra el total del periodo y cada gasto con su fecha, tipo y forma de pago; el "⋯" de cada uno lo corrige o lo quita.
- Tipo de gasto. Primero eliges el tipo: Laboratorio, Material, Renta, Sueldos y comisiones, Servicios u Otro. De aquí salen la gráfica "Gastos por tipo" y la comisión con laboratorio descontado.
Registrar gasto: concepto, tipo, cuánto, fecha y cómo se pagó. - Concepto. Qué fue: "Renta del consultorio", "Resinas y adhesivo", "Corona de zirconia 36 (laboratorio Dental Lab MX)".
- ¿Cuánto?, Fecha y ¿Cómo se pagó? (Efectivo, Tarjeta o Transferencia). La fecha no puede ser de días que aún no llegan; cuenta en el periodo de esa fecha.
- Si es laboratorio, liga al paciente y al dentista que lo pidió. Al elegir Laboratorio aparecen Paciente (búscalo por nombre) y Dentista que lo pidió, los dos opcionales. Con ellos, el gasto sale en "Lo que le toca a cada dentista" y se le puede descontar.
Un gasto de laboratorio ligado al paciente y al dentista que lo pidió. - Toca Registrar $3,200. El gasto entra a la lista y a la utilidad del periodo.
Lo que paga recepción con dinero de la caja
El mensajero del laboratorio, el agua, un cable: recepción lo anota al final de Cobros, en Gastos de hoy, con la misma ventana pero sin fecha (siempre hoy) y sin frases de utilidad. Solo ve los gastos que ella registró hoy y los corrige o quita hasta que termina el día; el dueño los ve en Reportes con "Lo registró Sandra López". Recepción nunca ve totales de gastos, utilidad ni comisiones.
Cómo leer el dinero del mes
- Cobrado: lo que pagaron los pacientes en el periodo, ya con devoluciones descontadas; debajo, por forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, en línea).
- Gastos: la suma de los gastos con fecha en el periodo. Utilidad = cobrado menos gastos. Cada número se compara con el periodo anterior hasta el mismo día ("54 % más que del 1 al 27 de agosto").
- Gastos por tipo, en modo avanzado: una gráfica con su tabla para ver si el laboratorio o el material se te fueron de la mano.
Gastos por tipo: renta, laboratorio, material y servicios del periodo. - Descargar Excel baja todo lo que ese rol ve (cobros, gastos, comisiones) para el contador; la lista de gastos tiene además su propio Excel.
Todo lo demás que mide Reportes (citas, faltas, por cobrar, tratamientos) está en Reportes.
Errores comunes
Qué pasa después
Con los porcentajes puestos, cada abono que recepción registra ya cae en la fila de su dentista, y cada gasto con fecha entra a la utilidad de su periodo: al cerrar el mes, "Mes pasado" te da lo que le toca a cada quien y cuánto quedó, sin sumar nada a mano. Registra la comisión pagada como gasto de Sueldos y comisiones, baja el Excel para el contador y sigue con la lectura completa de reportes de tu clínica.
Preguntas frecuentes
¿La comisión se calcula sobre lo presupuestado o sobre lo cobrado?
Sobre lo cobrado en el periodo: los abonos a los presupuestos de ese dentista y los cobros de sus citas cuando no son de un presupuesto. Lo presupuestado que todavía no se paga no cuenta, y un reembolso se resta. Así nunca le pagas a un dentista por dinero que no ha entrado.
¿Puedo descontarle el laboratorio a un dentista y a otro no?
Sí. Es un interruptor por dentista en la misma ventana del porcentaje: "Descontar su laboratorio". Con él, primero se resta lo que costó el laboratorio de sus pacientes (los gastos de tipo Laboratorio ligados a él) y luego se saca el porcentaje.
¿Quién ve las comisiones y los gastos?
El dueño ve todo. Cada dentista ve solo lo suyo ("Lo que te toca"), sin los gastos ni la utilidad. Recepción ve lo cobrado y quién debe, pero no gastos, utilidad ni comisiones; solo puede registrar en Cobros lo que paga de la caja ese día.
¿Cómo registro que ya le pagué su comisión al dentista?
Como un gasto: Reportes → Gastos → Registrar gasto, tipo "Sueldos y comisiones", con el monto y cómo se pagó. Así la utilidad del mes ya lo descuenta. Recall te lo recuerda debajo del total a pagar.
¿Por qué no veo "Lo que le toca a cada dentista"?
Está en el modo avanzado de Reportes. Enciéndelo en Más → Modo avanzado; es una preferencia por persona y no cambia nada más. También hace falta tener más de un dentista o un porcentaje capturado.