Cómo mover o cancelar una cita (y qué le llega al paciente)

Para mover o cancelar una cita, tócala en la Agenda (o usa el menú ⋯ de su tarjeta en Hoy): ahí están Cambiar día u hora y Cancelar cita. Recall se encarga de avisarle al paciente por correo, te dice exactamente qué le mandó y te deja deshacer si te equivocaste. Si es tu primer día con la agenda, empieza por tu primer día con Recall, que explica Hoy y la Agenda; aquí seguimos desde ahí.

Antes de empezar

• Lo pueden hacer la recepción, la asistente, los dentistas y la dueña. Las capturas son de Sandra, la recepcionista.
• Los correos al paciente salen solo si su ficha tiene correo y el interruptor "Confirmación al agendar" está encendido en Configuración → Correos automáticos. Si no tiene correo, Recall te ofrece el WhatsApp con el mensaje listo.
• Si la cita se pidió en línea y el paciente pagó anticipo, cancelarla tiene una pregunta más (ver abajo).

Abrir una cita

En la Agenda, toca la cita. Se abre su tarjeta con el paciente, el día, la hora, el motivo, el dentista, el sillón y el estado, y con los botones para actuar.

• Una cita por confirmar muestra además Confirmar por WhatsApp y Ya confirmó.
• Una cita cuya hora ya pasó cambia Cancelar cita por No vino.
• Una cita cancelada ofrece Reactivar cita.
• Desde Hoy, el menú ⋯ de la tarjeta tiene lo mismo: Cambiar de hora, Cancelar cita, No vino y Reactivar cita.

Cómo mover una cita de día u hora

1. Toca Cambiar día u hora. Se abre la misma hoja de Nueva cita con todo lleno y un aviso: "Si cambias el día o la hora, la cita vuelve a “Por confirmar”".

   

2. Cambia lo que necesites. Otra fecha, otra hora, otra duración, otro dentista, otro sillón, otro motivo o, si te equivocaste de persona, otro paciente. Si eliges una hora en que la clínica no abre, la nota ámbar te lo dice y te deja seguir.
3. Toca Guardar cambio. Si el dentista o el sillón ya tienen cita a la hora nueva, Recall te avisa dentro de la hoja y ofrece "Agendar de todos modos".
4. Lee el aviso "Cita cambiada". Dice la fecha nueva y qué recibió el paciente: "Le mandamos un correo a Gabriela con la nueva hora".

   

Lo que pasa después de mover:

• La cita queda por confirmar y vuelve a salir con Confirmar por WhatsApp en Hoy y en la lista de recordatorios de Mañana, aunque ya le hubieras mandado uno.
• El paciente recibe "Cambiamos tu cita" con la fecha nueva y la anterior, y un enlace nuevo para avisar si no puede; el enlace del correo anterior deja de servir.
• Si solo cambiaste el motivo, la duración o el dentista, la cita conserva su estado y no sale ningún correo.
• Con anticipo pagado, mover la cita no acorta el plazo de 48 horas del paciente.

Cómo cancelar una cita

1. Abre la cita y toca Cancelar cita. Se cancela al momento: no hay pregunta de confirmación porque puedes deshacer.
2. Lee el aviso. Dice el nombre y "cancelada", y qué recibe el paciente, con las mismas reglas que los correos: "Le avisaremos a Ana por correo en unos minutos (puedes deshacer)", o "Diego no tiene correo: avísale por WhatsApp" con un botón verde WhatsApp y el mensaje listo. Lo mismo si ese correo está apagado o si nunca le llegó correo de esa cita.

   

3. Si te equivocaste, toca Deshacer en el aviso. Si ya se fue, abre la cita cancelada (sigue en la agenda, tachada en rojo, y en Terminadas de Hoy) y toca Reactivar cita.

El correo "Tu cita fue cancelada" sale dos minutos después y solo si al paciente ya le había llegado un correo de esa cita; si tienes citas en línea, lleva el botón "Agendar otra fecha". Una cita que ya pasó no manda nada.

Si la cita tiene anticipo pagado en línea

Al cancelar una cita que se pidió en línea con anticipo, Recall pregunta ¿Quién cancela la cita?, porque de eso depende el dinero:

• El paciente avisó que no viene. Si avisa con más de 48 horas de anticipación, Recall le regresa el anticipo a su tarjeta en el momento (el banco tarda de 5 a 10 días hábiles en mostrarlo) y le llega "Te regresamos tu pago"; con menos de 48 horas, no se regresa y el correo se lo dice.
• La clínica la cancela. El anticipo se le debe: la dueña lo regresa desde la cita (Reembolsar anticipo) o lo deja para su próxima visita. A la dueña le llega un aviso a la campana para que no se olvide.

Qué pasa si el paciente cancela desde su correo

Los correos de confirmación, de cambio y el recordatorio llevan el enlace "¿No puedes venir? Avísanos aquí". Abre una página con su cita y dos opciones; sirve hasta la anticipación mínima de tus citas en línea (dos horas antes en la clínica de ejemplo), y después dice "Tu cita es muy pronto para cambiarla desde aquí" con tu teléfono.

• Cambiar día u hora. El paciente escribe qué días u horas le quedan y toca Pedir el cambio. Su cita sigue en pie; ve "Pediste cambiar tu cita. Te escribirán por WhatsApp para darte otra hora".

  

• Cancelar mi cita. Puede contarte por qué. La cita queda cancelada con "El paciente canceló" y no recibe "Tu cita fue cancelada" (ya lo sabe). Si tienes citas en línea, ahí mismo le sale "Agendar otra fecha".

En los dos casos te llega un aviso a la campana ("Fernando pidió cambiar su cita", con lo que escribió) y un correo a la dueña y a recepción; al dentista de la cita también, si activó "Cambios en mi agenda" en Mis correos.

Atender a quien pidió otra hora

La cita se marca Pidió cambiar la hora en Hoy, en Mañana y en la Agenda, con lo que el paciente escribió. Su botón principal cambia a Cambiar día u hora ("Cambiar hora" en el celular) y debajo, discreto, Se queda a esa hora.

1. Escríbele por WhatsApp para acordar la hora nueva. En la Agenda, la cita ofrece Preguntarle por WhatsApp con el mensaje listo.
2. Si acordaron otra hora, toca Cambiar día u hora y muévela: el aviso se quita y le llega "Cambiamos tu cita".
3. Si al final sí puede a la hora original, toca Se queda a esa hora. Recall pregunta "¿Ya hablaste con Fernando?" y te recuerda lo que pidió; confirma solo si ya te dijo que sí. La cita queda confirmada y el aviso desaparece.

   

Mientras el aviso siga abierto, esa cita no entra a "Mandar recordatorios" ni recibe el recordatorio automático por correo; no tiene caso recordarle una hora que pidió cambiar.

Errores comunes

• Cancelar y volver a agendar para mover. Usa Cambiar día u hora: conserva el historial de la cita y el paciente recibe un solo correo ("Cambiamos tu cita") en vez de dos.
• Marcar "No vino" a alguien que avisó. Si el paciente te avisó, cancela; "No vino" es para quien no llegó ni avisó, y lo manda a Seguimiento y a los reportes de faltas.
• Olvidar "Se queda a esa hora". Si el paciente pidió cambio y al final se queda, confírmalo así; si solo le mandas WhatsApp, el aviso sigue abierto y no le llega el recordatorio.
• Cancelar una cita con anticipo como "La clínica la cancela" cuando fue el paciente. Le deberás el anticipo a mano. Pregunta quién cancela y elige bien.

Qué pasa después

Una cita movida vuelve a Hoy y a Mañana como por confirmar: confírmala por WhatsApp cuando el paciente te responda. Una cancelada sale de los contadores y queda en Terminadas por si hay que reactivarla; si fue el paciente quien faltó sin avisar, márcala "No vino" para que Seguimiento te ayude a recuperarlo.

Preguntas frecuentes

¿Si muevo una cita confirmada sigue confirmada?

No. Cambiar el día, la hora o el paciente la regresa a “Por confirmar”, porque el paciente tiene que decirte que sí puede a la hora nueva. Corregir solo el motivo, la duración o el dentista conserva el estado.

¿Puedo deshacer una cancelación?

Sí. El aviso de arriba trae Deshacer durante unos segundos, y después la cita cancelada sigue en la agenda y en Terminadas de Hoy con Reactivar cita en su menú. El correo “Tu cita fue cancelada” sale dos minutos después, justo para que Deshacer no lo mande.

¿El paciente puede cancelar solo?

Sí, desde el enlace “¿No puedes venir? Avísanos” que va en su correo de confirmación y en el recordatorio. Ahí cancela o pide otra hora hasta la anticipación mínima de tu clínica; tú lo ves en la campana, en Hoy y en la Agenda.

¿Qué pasa con el anticipo si cancelo una cita en línea?

Recall te pregunta quién cancela. Si el paciente avisó con más de 48 horas, el anticipo se le regresa solo a su tarjeta; si cancela la clínica, se le debe y la dueña lo reembolsa desde la cita o lo deja para su próxima visita. La guía de anticipo lo explica con detalle.

¿Cómo paso una cita a otro paciente?

Abre la cita, toca Cambiar día u hora y cambia el Paciente en la misma hoja. El nuevo recibe “Tu cita quedó agendada”; el anterior, “Tu cita fue cancelada” si ya le había llegado un correo de esa cita. El aviso al guardar te dice qué recibió cada uno.