Qué correo recibe el paciente en cada momento (y cómo apagarlos)

Calendario y correos · Actualizado el 27 de septiembre de 2026 · 10 min de lectura

Recall le escribe a tus pacientes por ti: cuando agendas una cita, cuando la cambias o la cancelas, un día antes como recordatorio, una hora después de la consulta para preguntar cómo le fue, cuando cobras (si quieres) y cuando no vino (si quieres). Todos salen con el nombre de tu clínica, sin marca Recall, y si el paciente contesta, la respuesta te llega a ti. Aquí está cada correo, cuándo sale exactamente y el interruptor para apagarlo.

Los correos llevan el nombre, la dirección y el teléfono de tu clínica tal como los pusiste al crear tu cuenta y configurar tu clínica; si aún no los llenas, empieza por ahí.

Dónde se encienden y apagan

En Más → Configuración → Mensajes, correos y documentos → Correos automáticos (solo el dueño). Cada correo tiene su interruptor y una línea que dice cuándo sale. Cuatro vienen encendidos y dos apagados.

Sección Correos automáticos en la Configuración de Recall con los interruptores Confirmación al agendar, Recordatorio un día antes, ¿No puedes venir? Avísanos y Encuesta después de la visita, todos encendidos — Los correos que salen de inicio: confirmación, recordatorio, el enlace para avisar y la encuesta.

Interruptores Te extrañamos si no vino y Recibo de pago en la Configuración de Recall, con la explicación de cuándo sale cada uno — Los dos que vienen apagados: Te extrañamos y Recibo de pago.

Qué correo sale en cada momento

Lo que pasa	Correo que recibe	Cuándo sale	Interruptor
La clínica agenda una cita	"Tu cita quedó agendada"	Al momento; no si la cita ya empezó o empieza en menos de 15 minutos	Confirmación al agendar (encendido)
El paciente pide cita en línea	"Recibimos tu solicitud" y, cuando la confirmas, "Tu cita quedó confirmada"	Al pedirla (con anticipo, cuando paga) y al confirmarla, una vez por fecha	Confirmación al agendar
La clínica cambia el día o la hora	"Cambiamos tu cita", con la fecha nueva y la anterior	Al momento	Confirmación al agendar
La clínica cancela	"Tu cita fue cancelada", con "Agendar otra fecha" si tienes citas en línea	2 minutos después (por si tocas Deshacer), solo si ya le había llegado un correo de esa cita	Confirmación al agendar
Un día antes de la cita	"Recordatorio de cita"	Entre 20 y 28 horas antes, de 7:00 a 20:59; una cita en línea sin confirmar no lo recibe	Recordatorio un día antes (encendido)
En la confirmación y el recordatorio	El enlace "¿No puedes venir? Avísanos aquí"	Dentro de esos correos, hasta las horas de anticipación mínima	"¿No puedes venir? Avísanos" (encendido)
Terminó la consulta	"¿Cómo te fue?" (encuesta)	Una hora después de que termina la cita, si está marcada como atendida; de 7:00 a 20:59	Encuesta después de la visita (encendido)
Marcaste "No vino"	"Te extrañamos", con "Agendar otra fecha"	2 minutos después, citas de los últimos 2 días	"Te extrañamos" si no vino (apagado)
Registraste un cobro en Cobros	"Recibimos tu pago" (recibo)	2 minutos después; no para cobros con fecha de hace más de 2 días	Recibo de pago (apagado)
Pagó por internet	"Recibimos tu pago" y, si reembolsas, "Te regresamos tu pago"	Al momento	Sin interruptor: son parte del cobro

Ninguno sale si la ficha no tiene correo, ni con el plan en pausa, la clínica en solo lectura o suspendida. Los programados (recordatorio, encuesta, Te extrañamos) salen de 7:00 a 20:59 hora de la clínica, nunca de noche. Cada correo sale una sola vez.

Cómo se ve cada correo

Tu cita quedó agendada

Saluda por el primer nombre ("Hola Fernando"), dice el día y la hora, el dentista, el motivo y la dirección de la clínica, y trae el enlace "¿No puedes venir? Avísanos aquí". Abajo, "¿Dudas? Contesta este correo o llama al 55 5555 0100": el teléfono es el de tu clínica y la respuesta te llega al dueño.

Cambiamos tu cita

Cuando mueves la cita, la fecha nueva en grande y, en gris, "Antes era el martes 27 de octubre a las 11:00". Si le das su horario a otro paciente, al nuevo le llega "quedó agendada" y al anterior "Tu cita fue cancelada".

Recibimos tu solicitud y Recibimos tu pago (citas en línea)

Al pedir cita en línea el paciente recibe "Recibimos tu solicitud" con el día y la hora que pidió y la aclaración de que la clínica la confirma. Si pagó anticipo, también "Recibimos tu pago" con el monto, el concepto, la fecha y la regla del anticipo ("si cancelas con más de 48 horas de anticipación, te lo regresamos completo"). Cuando la confirmas en Recall, "Tu cita quedó confirmada".

Correo Recibimos tu solicitud de cita de Clínica Dental Sonrisa a Daniela Ortiz con el día y la hora pedidos, el motivo y la nota de que la clínica confirmará — Recibimos tu solicitud: lo que ve quien agenda en línea.

Correo Recibimos tu pago de Clínica Dental Sonrisa a Daniela Ortiz por el anticipo de $300 en línea, con el concepto, la fecha y la regla de las 48 horas — Recibimos tu pago: el anticipo en línea con la regla para regresarlo.

El enlace "¿No puedes venir? Avísanos aquí"

Abre una página con su cita y dos opciones: Cambiar día u hora (con "¿Qué días u horas te quedan?") o Cancelar mi cita. Si cancela, la cita queda cancelada con "El paciente canceló" y no le mandas "Tu cita fue cancelada"; si pide otra hora, la cita se queda en su lugar con "Pidió cambiar la hora" hasta que la mueves o respondes "Se queda a esa hora". A ti te llega a la campana y por correo si tienes encendido "Citas en línea y avisos de pacientes". Dentro de las horas de anticipación mínima la página dice "Tu cita es muy pronto… llama a la clínica". Si mueves la cita, el enlace viejo deja de servir y el correo nuevo trae otro.

Página Tu cita en Clínica Dental Sonrisa que abre el enlace del correo, con la cita del jueves 1 de octubre, las opciones Cambiar día u hora y Cancelar mi cita, el cuadro ¿Qué días u horas te quedan? y el botón Pedir el cambio — Lo que ve el paciente al tocar Avísanos aquí: cambiar o cancelar sin llamar.

Tu cita fue cancelada

Sale 2 minutos después de que cancelas en Recall (así, si tocas Deshacer, no le llega nada) y solo si ya le había llegado un correo de esa cita. Si tienes citas en línea, trae "Agendar otra fecha". Con anticipo pagado, dice qué pasa con él: que se lo regresas a su tarjeta o lo dejas para su próxima cita.

Recordatorio de cita

Un día antes, entre 20 y 28 horas antes de la cita y solo de 7 de la mañana a 9 de la noche, hora de la clínica: "mañana" u "hoy" según la hora, con el dentista, la dirección y el enlace para avisar si no puede venir. Complementa el recordatorio por WhatsApp, que sigues mandando tú desde Hoy → Mañana.

¿Cómo te fue? (encuesta)

Una hora después de que termina la cita, siempre que esté marcada como atendida (si la marcas más tarde, sale en cuanto pase esa hora, dentro del horario de 7 a 21). El paciente califica con estrellas; la respuesta solo la ves tú en Configuración → Encuestas de satisfacción, y con 4 o 5 estrellas se le invita a publicar su reseña en Recall. Una respuesta por visita. También la puedes mandar a mano desde su ficha con Encuesta.

Correo ¿Cómo te fue? de Clínica Dental Sonrisa a Fernando tras su cita, con las estrellas para calificar — La encuesta: una hora después de la visita, con estrellas.

Recibo de pago

Si enciendes "Recibo de pago", unos minutos después de registrar un cobro en Cobros le llega el monto, la forma de pago, la fecha, el tratamiento y el saldo que le queda (solo en presupuestos aceptados). Dice claramente que no es una factura; si al cobrar marcaste "Pide factura", dice "Ya pediste tu factura: la clínica te la envía". Un cobro que corriges sale con el monto corregido y uno que borras no sale, porque el correo espera 2 minutos.

Correo Recibimos tu pago de $500 de Clínica Dental Sonrisa a María Fernanda: efectivo, fecha, abono a su presupuesto y saldo pendiente, con la nota de que no es una factura — El recibo: monto, forma de pago, a qué presupuesto fue y lo que falta.

Te extrañamos

Apagado de inicio. Si lo enciendes, cuando marcas "No vino" le llega, 2 minutos después, un correo amable con "Agendar otra fecha". Sirve en clínicas con citas en línea activas; si prefieres llamar o escribir por WhatsApp desde Reportes → Faltaron o cancelaron, déjalo apagado.

Con qué nombre salen y quién responde

Remitente: el nombre de tu clínica ("Clínica Dental Sonrisa"), sin marca Recall. El paciente no tiene que saber qué software usas.
Respuestas: si el paciente contesta, el correo le llega al dueño de la clínica.
Saludo: por el primer nombre, sin títulos y sin cortar un nombre abreviado ("Hola Ma. Elena", nunca "Hola Ma.").
Fechas y horas: en la zona horaria de tu clínica ("martes 29 de septiembre de 2026 a las 10:00"). Si tu clínica está en Tijuana o Cancún, revisa la zona en Configuración → Tu clínica; si está mal, todos los correos salen con una hora de diferencia.
Datos que llevan: el nombre de la clínica, la dirección y el teléfono de Configuración → Tu clínica. Si falta la dirección, esa línea no se manda.

Errores comunes

Fichas sin correo. Es la causa número uno de "no le llegó nada": ningún correo sale si el paciente no tiene correo en su ficha. Pídelo al registrarlo y revísalo en la ficha antes de buscar otra causa.
Apagar "Confirmación al agendar" y esperar los demás. "Cambiamos tu cita", "Tu cita fue cancelada" y "Tu cita quedó confirmada" dependen del mismo interruptor: sin él, el paciente no se entera de nada de eso.
Esperar el recordatorio de una cita en línea sin confirmar. Mientras esté "Por confirmar" no sale; confírmala en Hoy o en la campana y el recordatorio se programa solo.
La zona horaria mal puesta. Todos los correos salen con la hora recorrida y el paciente llega a otra hora. Se corrige una sola vez en Configuración → Tu clínica; la guía la hora sale mal lo explica.
Cancelar y volver a agendar para "avisar" un cambio. Al paciente le llega "Tu cita fue cancelada" y luego "Tu cita quedó agendada" y se confunde. Para cambiar el día o la hora usa Mover: le llega un solo correo, "Cambiamos tu cita".

Qué pasa después

Con los interruptores como los quieres, no tienes que hacer nada más: cada cita que agendas, mueves o cancelas manda su correo, el recordatorio sale solo un día antes y la encuesta una hora después de la consulta. Lo que el paciente responda desde el enlace "¿No puedes venir?" te llega a la campana y a Hoy, donde lo resuelves con un toque; y el WhatsApp de confirmación lo sigues mandando tú desde Hoy, como explica confirmar citas por WhatsApp. Para elegir qué avisos recibes tú y tu equipo, sigue con Mis correos.

Preguntas frecuentes

¿Los correos le cuestan algo a la clínica?

No. Salen solos y sin costo, a los pacientes que tienen correo en su ficha. Solo se detienen si tu plan está en pausa, si la clínica está en solo lectura o suspendida.

¿Puedo cambiar el texto de los correos?

No hay plantillas que editar: Recall los redacta y los llena con el nombre de tu clínica, la dirección, el teléfono, el dentista y la cita. Lo que sí eliges es cuáles salen, con un interruptor por correo.

¿Qué pasa si registro una cita que ya pasó o es en 10 minutos?

No sale nada: "Tu cita quedó agendada" no se manda si la cita ya empezó o empieza en menos de 15 minutos, para que puedas capturar visitas pasadas sin molestar al paciente.

¿Por qué mi paciente no recibió el recordatorio?

Revisa que su ficha tenga correo, que el interruptor "Recordatorio un día antes" esté encendido y que la cita estuviera confirmada o agendada por la clínica: una cita en línea que sigue por confirmar no recibe recordatorio. Sale entre 20 y 28 horas antes, de 7 de la mañana a 9 de la noche.

¿El paciente puede cancelar solo desde el correo?

Sí, con "¿No puedes venir? Avísanos aquí", que abre una página donde cancela o pide otra hora hasta las horas de anticipación mínima que pusiste en citas en línea (2 por omisión). A ti te llega el aviso a la campana y, si lo tienes encendido, por correo.

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