Cómo mandar recordatorios de citas por WhatsApp y por correo
Recall recuerda las citas de dos formas: un correo automático que sale solo un día antes, y los recordatorios por WhatsApp que mandas desde la pestaña Mañana, uno por uno, con el mensaje ya escrito. En cinco minutos al final del día quedan avisados todos los pacientes de mañana y sabes quién ya confirmó. El mensaje sale con el nombre y el teléfono de tu clínica tal como los pusiste al crear tu cuenta; si apenas empiezas, revísalos primero.
Antes de empezar
- Los recordatorios por WhatsApp los manda la recepción (o quien tenga el WhatsApp de la clínica) desde Hoy → Mañana. El correo automático lo enciende la dueña en Configuración → Correos automáticos.
- Los pacientes necesitan su celular con lada en la ficha para WhatsApp, y su correo para el recordatorio automático.
- Escribe el texto del recordatorio con tus palabras en Configuración → Mensajes de WhatsApp; se explica en confirmar citas por WhatsApp.
Paso 1: abre la pestaña Mañana
En Hoy, toca Mañana. La pestaña dice cuántas citas hay y cuántas están por confirmar. Arriba de la lista, una franja amarilla cuenta los recordatorios que faltan: "Faltan 2 recordatorios por mandar. Cuando te respondan, toca “Ya confirmó”", con el botón Mandar recordatorios.
- Las citas ya confirmadas van abajo, en su propio grupo: a esas no hace falta recordarles otra vez (el correo automático sí les llega).
- Si mañana la clínica no abre y no hay nada agendado, la pestaña toma el nombre del siguiente día abierto ("Lunes").
- Una cita en la que el paciente pidió cambiar la hora no entra a los recordatorios hasta que la resuelvas.
Paso 2: manda los recordatorios uno por uno
- Toca Mandar recordatorios. Se abre "Recordatorios de mañana" con el primer paciente: su nombre, el día y la hora, y el mensaje tal como va a salir.
Un paciente a la vez: el mensaje completo y el botón verde para mandarlo. - Toca Enviar por WhatsApp. Se abre WhatsApp con ese chat y el mensaje; envíalo y regresa a Recall. La ventana pasa sola al siguiente paciente y la barra verde avanza ("2 de 2").
La barra avanza con cada envío; al terminar dice cuántos mandaste. - Usa Saltar con quien prefieras llamar o ya hablaste. Al final, la ventana dice "Enviaste 2 recordatorios" y recuerda: "Cuando te respondan, toca “Ya confirmó” en cada cita".
- Si alguien no tiene WhatsApp, aparece abajo en "Sin WhatsApp, hay que llamarles", con su nombre, para que le marques.
Paso 3: registra quién confirmó
De vuelta en Mañana, la franja ahora dice "Ya mandaste los recordatorios. Cuando te respondan, toca “Ya confirmó”", y cada cita a la que le mandaste pregunta ¿El paciente confirmó? con dos botones.
- Ya confirmó pasa la cita a Confirmada, con Deshacer en el aviso.
- Todavía no esconde la pregunta por ahora; la cita sigue por confirmar y mañana en Hoy tendrá su botón de WhatsApp.
- Lo enviado queda guardado en la cita: la dentista lo ve igual desde su celular, aunque recargue.
El recordatorio automático por correo
Además del WhatsApp, Recall manda solo un correo el día anterior a cada paciente con correo en su ficha. Se enciende en Configuración → Correos automáticos, interruptor Recordatorio un día antes: "Sale solo, un día antes de la cita, entre 7 de la mañana y 9 de la noche".
El correo llega a nombre de tu clínica, con el asunto "Mañana tienes cita en Clínica Dental Sonrisa a las 10:00", y dice más o menos así:
Recordatorio de cita
Hola Fernando. Te recordamos tu cita de mañana en Clínica Dental Sonrisa:
lunes 28 de septiembre de 2026 a las 10:00
Con: Dr. Luis Mora · Motivo: Resina en 14 · Dirección: Av. Insurgentes Sur 1425, Col. Insurgentes Mixcoac…
Trae tu lista de medicamentos y tus radiografías o estudios. Si tomas anticoagulantes, no los suspendas sin indicación de tu médico.
¿No puedes venir? Avísanos aquí para cancelar o pedir otra hora.
¿Dudas? Contesta este correo o llama al 55 5555 0100. ¡Te esperamos!
| Regla | Qué significa |
|---|---|
| Cuándo sale | Entre 20 y 28 horas antes de la cita, en horario de 7:00 a 20:59 de tu clínica. Cada correo sale una sola vez. |
| A quién | A pacientes con correo en su ficha y cita agendada o confirmada. Una cita en línea por confirmar y una en la que el paciente pidió otra hora no lo reciben. |
| Qué dice | "Mañana", "hoy" o el día, según la hora en que sale; el dentista, el motivo y la dirección si existen; el enlace "¿No puedes venir?" mientras el paciente todavía pueda cancelar solo. |
| Cuándo no sale | Con el interruptor apagado, con el plan en pausa o la clínica en solo lectura, o si el paciente no tiene correo. |
| Si mueves la cita | Sale otra vez para la fecha nueva, y el WhatsApp que ya habías mandado vuelve a contar como pendiente. |
Errores comunes
- Mandar los recordatorios el mismo día en la mañana. El paciente ya salió de casa. Hazlo la tarde anterior, cuando aún puede reacomodar; el correo automático ya salió por la mañana.
- Olvidar tocar "Ya confirmó". La cita seguirá por confirmar y mañana en Hoy tendrá el botón verde otra vez; además, si vuelves a abrir Mandar recordatorios no se repite, pero nadie sabrá que sí respondió.
- Cerrar la ventana antes de enviar en WhatsApp. Recall marca el recordatorio como enviado cuando tocas el botón verde; si en WhatsApp no lo mandaste, toca Enviar WhatsApp en el menú ⋯ de esa cita.
- Esperar el recordatorio automático a las 2 de la tarde para una cita de mañana a las 9. Salió entre las 9 y las 13 de hoy (20 a 28 horas antes); si no llegó, revisa que la ficha tenga correo y que el interruptor esté encendido.
Qué pasa después
Al día siguiente, Hoy muestra las citas confirmadas con Llegó y las que siguen por confirmar con su botón verde. Quien no llegue ni avise se marca "No vino" cuando pase su hora, y Seguimiento te lo pone en la lista para escribirle; lo explica seguimiento y pacientes que no vinieron.
Preguntas frecuentes
¿A qué hora sale el recordatorio por correo?
Entre 20 y 28 horas antes de la cita, y solo de 7 de la mañana a 9 de la noche en la hora de tu clínica. Para una cita del martes a las 10:00 sale el lunes por la mañana. Cada correo sale una sola vez.
¿Y si mañana la clínica no abre?
La pestaña se llama por el siguiente día abierto (“Lunes” si hoy es sábado) cuando no hay nada agendado para mañana, y ahí están sus recordatorios. Así el sábado mandas los del lunes.
¿Los recordatorios por WhatsApp salen solos?
No. Mandar recordatorios te presenta a cada paciente con su mensaje y un botón verde; tú lo envías desde tu WhatsApp, uno por uno. Lo que sí sale solo es el correo del día anterior, si lo tienes encendido.
¿Qué pasa si muevo una cita después de mandar el recordatorio?
Lo enviado se borra de la cita y vuelve a salir en Mandar recordatorios con la fecha nueva. El correo automático también se manda otra vez para la fecha nueva.
¿Una cita pedida en línea recibe recordatorio?
Solo cuando ya la confirmaste. Mientras siga por confirmar, no recibe el correo del día anterior, y una cita en la que el paciente pidió otra hora tampoco, hasta que la muevas o toques Se queda a esa hora.