No me llega el correo (o a mi paciente): qué revisar

Si un correo de Recall no llega, casi siempre es una de cinco cosas: quedó en spam, el correo está mal escrito, la ficha del paciente no tiene correo, ese correo está apagado en Configuración, o todavía no es su hora de salir. Aquí van las causas en orden de frecuencia, con dónde revisar cada una y cómo mandar otra vez lo que se pueda. Si apenas creaste tu cuenta, primero confirma tu correo desde la franja de Hoy (crea tu cuenta) y revisa que tus pacientes tengan correo en su ficha (importar pacientes).

Primero: qué correo falta y a quién

Recall manda dos familias de correos, y se revisan en lugares distintos:

• A ti y a tu equipo (llegan de "Recall"): la bienvenida con "Confirma tu correo", el enlace para crear contraseña nueva, la invitación al equipo, "Nueva cita en línea", "Tu agenda de hoy", el "Resumen de la semana", los avisos de tu plan y los de seguridad.
• A tus pacientes (llegan con el nombre de tu clínica): "Tu cita quedó agendada", "Recibimos tu solicitud", "Cambiamos tu cita", "Tu cita fue cancelada", el recordatorio un día antes, la encuesta "¿Cómo te fue?", el recibo de pago y "Te extrañamos".

Ubica cuál falta y salta a la parte que le toca. Ninguno se manda dos veces por sí solo: si de verdad salió y se perdió, abajo te decimos cómo suplirlo.

Las causas, de la más común a la menos

1. Quedó en spam o en Promociones. Es la causa número uno, sobre todo en Gmail y Hotmail. Pídele al paciente (o revisa tú) la carpeta de spam, y en Gmail la pestaña Promociones. Si lo encuentra ahí, que lo marque como "No es spam" y agregue el remitente a sus contactos: los siguientes llegan a la bandeja.
2. El correo está mal escrito. Un punto de más, "gmial.com" o un espacio al final. Si es el tuyo, la franja amarilla de arriba dice a qué dirección se mandó; si es de un paciente, ábrelo en Pacientes y revisa la fila Correo en Datos personales.

   

3. La ficha del paciente no tiene correo. Los correos a pacientes solo salen si la ficha tiene uno. Abre su ficha y, en Datos personales, toca Editar para agregarlo. Desde ese momento le llegan los siguientes (los de la cita que ya se agendó no se mandan hacia atrás).

   

4. Ese correo está apagado. En Configuración → Correos automáticos cada correo a pacientes tiene su interruptor. "Te extrañamos" y "Recibo de pago" vienen apagados de fábrica: si esperas uno de esos, préndelo. Los correos a tu equipo se eligen aparte, cada quien en Más → Mis correos.

   

   

5. Todavía no es su hora. Varios correos salen con retraso a propósito, para que un error se pueda deshacer o para no despertar a nadie. La tabla de abajo dice cuándo sale cada uno.
6. La cita no lo genera. Una cita que ya empezó, o que empieza en menos de 15 minutos, no manda "Tu cita quedó agendada": así puedes capturar visitas pasadas sin molestar al paciente. Una cita pedida en línea que sigue "Por confirmar" tampoco recibe recordatorio. Y un cobro con fecha de hace más de dos días no manda recibo.
7. Tu plan está en pausa o la clínica en solo lectura. Mientras dura, no sale ningún correo a pacientes y la página de citas en línea se cierra. Lo ves en la franja de arriba de la app y en Configuración → Mi plan.
8. Te pasaste del límite de reenvíos. "Reenviar" y "Olvidé mi contraseña" se pueden pedir tres veces por hora desde la misma conexión y diez por hora para ese correo. El aviso te dice cuántos minutos esperar; no es que el correo no salga.

Cuándo sale cada correo

Correo	A quién	Cuándo sale
Te damos la bienvenida (con "Confirma tu correo")	Dueño	Al crear la cuenta, al momento
Crea tu contraseña nueva	Quien la pidió	Al momento; el enlace dura una hora y sirve una vez
Te invitaron a tu clínica	La persona invitada	Al crear la invitación y cada vez que tocas Enviar (14 días de vigencia)
Tu cita quedó agendada / Cambiamos tu cita	Paciente con correo	Unos minutos después, salvo citas que ya empezaron o empiezan en menos de 15 minutos
Recibimos tu solicitud / Tu cita quedó confirmada	Paciente que agendó en línea	Al pedirla; la confirmada, cuando la marcas Confirmada (una vez por fecha)
Tu cita fue cancelada	Paciente	2 minutos después de cancelar, para que Deshacer no le llegue; solo si ya le había llegado un correo de esa cita
Recordatorio de cita	Paciente	Entre 20 y 28 horas antes, de 7:00 a 20:59 hora de la clínica
¿Cómo te fue? (encuesta)	Paciente	Una hora después de que termina la cita (si está marcada como atendida)
Recibo de pago	Paciente	2 minutos después de registrar el cobro, si el interruptor está encendido
Te extrañamos	Paciente	2 minutos después de marcar No vino, si está encendido
Nueva cita en línea	Dueño y recepción	Al momento (con anticipo, cuando el paciente paga)
Tu agenda de hoy	Quien lo activó	A las 7:00 hora de la clínica; sin citas no llega nada
Resumen de la semana	Dueño	Los lunes
Tu prueba termina el… / Tu clínica quedó en solo lectura	Dueño	5 días antes del fin de la prueba; el día que empieza la solo lectura, desde las 8:00

Cómo saber si el correo sí salió

1. Revisa el aviso de la app. Al guardar una cita, el aviso "Cita creada" dice si se le mandó correo al paciente; al cancelar, "Tu cita fue cancelada" avisa que saldrá en 2 minutos. Si el aviso no menciona correo, es que esa cita no lo genera (ficha sin correo, cita pasada o interruptor apagado).
2. Mira la campana. Los avisos que Recall recibe de tus pacientes (pidió cita, canceló, dejó reseña) aparecen ahí aunque el correo se pierda; si la campana lo tiene, el sistema funcionó y el problema está en la bandeja del destinatario.

   

3. Pregúntale al paciente por WhatsApp. Es más rápido que perseguir un correo: desde Hoy, Confirmar por WhatsApp abre el mensaje con fecha, hora y dirección.

Cómo reenviar lo que sí se puede

1. Confirma tu correo. En la franja de arriba toca Reenviar. Verás "Te lo mandamos otra vez. Si no llega en unos minutos, revisa la carpeta de spam". El enlace anterior deja de servir.

   

2. Corrige tu correo si está mal. Toca Cambiar correo si está mal, escribe el correcto y tu contraseña. El enlace nuevo va solo al correo nuevo, y con él entras a Recall desde ese momento.

   

3. Enlace para crear contraseña nueva. Pídelo otra vez en ¿Olvidaste tu contraseña?; cada enlace nuevo cancela el anterior. La guía No puedo entrar a mi cuenta lo explica paso a paso.
4. Invitación al equipo. En Configuración → Equipo, la invitación pendiente tiene Enviar: genera un enlace nuevo (el anterior deja de servir) y lo puedes mandar por WhatsApp sin depender del correo.
5. Correos de citas. No se reenvían. Manda los datos por WhatsApp o, si de verdad quieres que le llegue correo, cambia la cita de hora: sale "Cambiamos tu cita" con la fecha nueva y la anterior.

Errores comunes

• Buscar el recordatorio la misma mañana. Sale un día antes, entre 20 y 28 horas antes de la cita. Para la cita de mañana a las 9:00, revisa la bandeja de hoy en la tarde.
• Esperar recordatorio para una cita "Por confirmar" pedida en línea. Hasta que la confirmes, el paciente no recibe recordatorio: confírmala desde Hoy y le llega "Tu cita quedó confirmada".
• Cancelar y volver a agendar para "mandar el correo otra vez". Le llegarán dos correos, uno de cancelación y otro de cita nueva, y el paciente se confunde. Mejor WhatsApp.
• Cerrar la franja de "Confirma tu correo" con la X. No pasa nada grave (la cuenta funciona igual), pero si un día olvidas tu contraseña, el enlace de recuperación llega a ese correo: confírmalo cuando puedas.

Qué pasa después

Cuando el correo por fin llega, no hay que hacer nada más en Recall. Si el problema era la ficha sin correo, los siguientes correos de ese paciente salen solos; si era el interruptor, aplica a las citas y cobros que registres desde ahora. Si revisaste todo y sigue sin llegar, escríbenos a hola@recall.mx con el correo del destinatario y la hora en que debió salir: podemos ver si el servidor del paciente lo rechazó.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas veces puedo reenviar el correo de confirmación?

Tres veces por hora desde el mismo celular o computadora, y diez por hora en total para ese correo. Si te pasas, la app te dice cuántos minutos faltan. Los enlaces de Olvidé mi contraseña tienen el mismo límite.

¿Por qué mi paciente recibió el recordatorio a las 8 de la noche?

Los correos programados a pacientes (recordatorio, encuesta, Te extrañamos) salen solo de 7 de la mañana a 9 de la noche, hora de tu clínica. El recordatorio se manda entre 20 y 28 horas antes de la cita, así que una cita de mañana a las 9 puede avisarse hoy en la tarde.

¿Los correos a mis pacientes llevan mi nombre o el de Recall?

Salen con el nombre de tu clínica como remitente, sin marca Recall, y si el paciente contesta, la respuesta llega al correo del dueño. Los correos sobre tu cuenta y tu equipo sí llegan de Recall.

¿Puedo mandar el correo de la cita otra vez?

Cada correo sale una sola vez. Si el paciente lo perdió, mándale los datos por WhatsApp desde Hoy (Confirmar por WhatsApp trae fecha, hora y dirección) o cámbiale la cita de hora: eso genera el correo Cambiamos tu cita.

¿Qué pasa con los correos si mi plan está en pausa?

No sale ningún correo automático a pacientes mientras el plan está en pausa, la clínica está en solo lectura o suspendida. La página de citas en línea también se cierra. Al reactivar, todo vuelve a salir.