Qué correos recibes tú y cómo elegirlos
Además de la campana dentro de la app, Recall te avisa por correo de lo que pasa en tu clínica: cuando un paciente pide cita en línea o cancela desde su correo, cuando alguien más te agenda, tu agenda de cada mañana y, para el dueño, el resumen de la semana. Cada persona del equipo elige los suyos en Más → Mis correos; nada de esto le llega al paciente.
Si tu equipo todavía no está en Recall, invítalo primero: la guía invita a tu equipo y qué puede hacer cada rol explica cómo, y la del primer día dónde está la campana.
Dónde se eligen: Más → Mis correos
Toca Más y luego Mis correos. La ventana dice "Qué avisos te llegan a ti por correo. Cada persona del equipo elige los suyos": cada interruptor es un aviso, con una línea que explica cuándo sale. Se guarda al tocarlo; no hay botón de guardar.
Qué aviso es cada uno y quién lo recibe de inicio
| Aviso | Cuándo sale | Dueño | Recepción | Dentista | Asistente |
|---|---|---|---|---|---|
| Citas en línea y avisos de pacientes | Cuando un paciente pide cita en línea, o cancela o pide cambiar su hora desde su correo | Encendido | Encendido | Apagado | Apagado |
| Cambios en mi agenda | Cuando alguien más te agenda una cita, o un paciente tuyo cancela o pide cambiarla | Solo si también atiende (tiene su ficha en Dentistas) | No aplica | Apagado | No aplica |
| Tu agenda de hoy | Cada mañana a las 7, hora de la clínica; si no hay citas, no llega nada | Apagado | Apagado | Apagado | Apagado |
| Resumen de la semana | Cada lunes: citas, cobros, pacientes nuevos y lo que falta por cobrar | Encendido | No aplica | No aplica | No aplica |
La asistente nunca recibe avisos con dinero. Los de seguridad (tu contraseña cambió, entraste con un código de respaldo, configuraste otro celular) y, para el dueño, los del plan, llegan siempre y no tienen interruptor.
Cómo se ve cada correo
Nueva cita en línea
Llega al dueño y a recepción en cuanto un paciente agenda desde tu página (si pediste anticipo, cuando lo paga). Trae el nombre, el día y la hora, el motivo, su WhatsApp, si ya es paciente o es nuevo, y el botón Ver la cita. Si la cita queda por confirmar, lo dice: "escríbele por WhatsApp desde la app para confirmarla". Al mismo tiempo suena la campana.
Nueva cita en tu agenda
Solo para dentistas con Cambios en mi agenda encendido: cuando recepción, el dueño o la asistente te agendan a alguien. Dice el paciente, el día, la hora y el motivo. Si prefieres verlo en el calendario de tu celular, conecta Google Calendar u Outlook.
Tu agenda de hoy
A las 7 de la mañana, hora de la clínica: al dentista sus citas del día; al dueño, a recepción y a la asistente, las de toda la clínica, con hora, paciente, motivo y dentista. Si no hay citas, no llega nada. Es la forma de saber cómo viene el día antes de salir de casa.
Resumen de la semana
Solo el dueño, cada lunes: citas atendidas en los últimos 7 días, lo cobrado, pacientes de primera vez (su primera cita atendida fue esa semana; importar una lista no cuenta), citas en línea, citas para los próximos 7 días y lo que falta por cobrar, con un botón a Seguimiento. El asunto ya trae lo importante: "Tu semana en Recall: 4 citas atendidas y $21,850 cobrados".
La campana: los mismos avisos dentro de la app
Todo lo que te avisa por correo también aparece en la campana de arriba a la derecha, con el número de avisos nuevos: citas pedidas en línea, pacientes que cancelan o piden otra hora, cobros que alguien corrigió, reseñas, encuestas, tu equipo y tu plan. Con Con sonido suena cuando llega uno. Tocar un aviso abre lo que corresponde (la cita, la ficha). La campana no se apaga en Mis correos: los interruptores son solo para el correo.
De quién llegan y a dónde se responde
- Los avisos para ti y tu equipo llegan desde Recall y son informativos: no se responden.
- Los correos a tus pacientes (cita agendada, recordatorio, recibo) salen con el nombre de tu clínica, sin marca Recall, y si el paciente contesta le llega al dueño. Cuáles son y cuándo salen está en qué correo recibe el paciente y cuándo.
- Las invitaciones al equipo ("Te invitaron a Clínica Dental Sonrisa") responden a quien invitó.
- Los avisos de calendario ("Tu Google Calendar ya no recibe tus citas de Recall") llegan a la persona dueña de ese calendario, una vez cada vez que la conexión se apaga.
Errores comunes
- Buscar aquí los correos del paciente. Mis correos es solo para ti y tu equipo. Los que recibe el paciente (confirmación, recordatorio, encuesta, recibo) se encienden y apagan en Configuración → Correos automáticos, y los explica esta guía.
- Apagar "Citas en línea y avisos de pacientes" en el dueño y en recepción. Entonces nadie se entera por correo de una solicitud nueva ni de una cancelación; quedan solo la campana y Hoy. Deja al menos a una persona encendida.
- Esperar "Tu agenda de hoy" un día sin citas. No llega nada a propósito; no es falla. Tampoco llega si lo enciendes después de las 12 del día: sale al día siguiente.
- Un solo correo para toda la clínica. Si todos entran con contacto@…, todos reciben todo y nadie sabe quién hizo qué. Cada persona con su correo y sus interruptores.
- Encender "Cambios en mi agenda" siendo dueña sin ficha de dentista. Ese interruptor solo aparece si atiendes pacientes (tienes tu ficha en Configuración → Dentistas); si solo administras, no lo verás.
Qué pasa después
Con los interruptores puestos, cada aviso llega a quien le toca y a nadie más: la recepcionista ve la solicitud en línea antes de que el paciente escriba por WhatsApp, el dentista sabe en cuanto le agendan a alguien y tú abres el lunes con los números de la semana. Si un aviso no llega, revisa no llega el correo; y si quieres tus citas también en el calendario del celular, sigue con Google Calendar y Outlook.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la recepcionista recibe las citas en línea y el dentista no?
Porque de inicio Recall avisa a quien las confirma: el dueño y recepción. El dentista puede encenderlo en Más → Mis correos si quiere enterarse, y tiene además "Cambios en mi agenda", que solo le avisa de sus propias citas.
¿Puedo apagar todos los correos?
Los avisos de trabajo sí, uno por uno en Mis correos. Los de seguridad (tu contraseña cambió, entraste con un código de respaldo, configuraste otro celular) siempre llegan, porque protegen tu cuenta; también los de tu plan si eres el dueño.
¿A qué hora llegan "Tu agenda de hoy" y el "Resumen de la semana"?
Tu agenda de hoy sale a las 7 de la mañana, hora de tu clínica (si está en Tijuana o Cancún, la de allá), y solo si hay citas ese día. El resumen sale el lunes a partir de las 8 de la mañana, hora del centro, y solo al dueño.
¿Los pacientes ven que uso Recall?
No por estos correos: los avisos de esta guía son para ti y tu equipo y llegan desde "Recall". Los correos a pacientes salen con el nombre de tu clínica, sin marca Recall, y si el paciente contesta, la respuesta te llega a ti; están en la guía de correos al paciente.
¿Y si no me llega ninguno?
Revisa la carpeta de correo no deseado y que tu correo en Recall sea el correcto (Más → Cambiar correo). Si el interruptor está encendido y aun así no llega, la guía "No llega el correo" tiene los pasos.