Seguimiento: a quién llamar hoy y qué hacer con los que no vinieron
Seguimiento es la tercera pestaña de Hoy y contesta una sola pregunta: ¿a quién le escribo hoy? Junta a los que faltaron, a los que aceptaron un tratamiento y no tienen cita, a los que no han contestado su presupuesto, a los que deben y a los que ya les toca revisión, cada uno con un botón para escribirle por WhatsApp, llamarle o agendarle. Es la pestaña que la checklist de la primera semana te pide abrir cada mañana.
Antes de empezar
- Seguimiento lo ven la dueña y la recepción, en Hoy → Seguimiento. El contador de la pestaña dice cuántas personas hay.
- Los mensajes de WhatsApp de cada grupo se escriben con tus palabras en Configuración → Mensajes de WhatsApp ("Le toca revisión", "No vino a su cita", "Tratamiento sin próxima cita", "Presupuesto sin respuesta", "Saldo pendiente").
- Para que el grupo "Le toca revisión" funcione, revisa Configuración → Tu clínica → Revisión de rutina de tus pacientes (6 meses si no eliges).
Los grupos de Seguimiento
| Grupo | Quién entra | Qué dice de cada quien | Siguiente paso |
|---|---|---|---|
| Faltaron o cancelaron | No vinieron o cancelaron su última cita, y no tienen otra. | "No vino el martes 22 de septiembre" | Agendar |
| Tratamiento sin próxima cita | Aceptaron su presupuesto pero no tienen cita. | "Falta: Endodoncia multirradicular (diente 46)" | Agendar |
| Presupuesto sin respuesta | Recibieron presupuesto hace 3 días o más y no lo han aceptado. | "Presupuesto de $3,500, entregado hace 5 días" | Ver presupuesto |
| Saldo pendiente | Terminaron su tratamiento y tienen saldo. | "Debe $950" | Ver pagos |
| Le toca revisión | Pasó su tiempo de revisión desde su última visita atendida y no tienen cita. | "Última visita: 25 de enero de 2026 · cada 6 meses" | Agendar |
Cada persona aparece una sola vez, en el grupo más urgente. Un presupuesto de hoy no sale en "sin respuesta": los grupos cuentan desde cuándo para que no busques ahí lo que acabas de hacer.
Los botones de cada persona
- Escribir abre WhatsApp con el mensaje del grupo ya escrito: "Hola Héctor, te escribimos de Clínica Dental Sonrisa. Ya pasaron 8 meses desde tu última visita. Te recomendamos tu revisión y limpieza. ¿Te agendamos una cita?". Al tocarlo, la persona pasa a "Ya contactados esta semana".
- Llamar marca su celular desde el teléfono.
- Ya lo contacté es para cuando ya hablaste con la persona (llamó, o lo viste en el consultorio). También la pasa a contactados, con Deshacer en el aviso.
Ya lo contacté: la persona sale de su grupo una semana; Deshacer la regresa. - Agendar abre Nueva cita con el paciente puesto; Ver presupuesto y Ver pagos abren su ficha en la pestaña que toca.
Quien ya fue contactado esta semana aparece abajo, en su propio grupo, y vuelve a la lista si en una semana sigue igual. La ficha del paciente muestra el mismo motivo como Siguiente paso, debajo del encabezado, para quien la abra.
Cómo marcar que un paciente no vino
- En Hoy, espera a que pase su hora. La tarjeta pregunta "Ya pasó su hora. ¿Vino?"; No vino también está en el menú ⋯ y en la cita abierta en la Agenda. Antes de la hora, la opción es Cancelar cita: no vino es para quien no llegó ni avisó.
- Toca No vino. El aviso dice "Fernando: no vino" con Deshacer; la cita pasa a Terminadas en rojo.
No vino: el aviso trae Deshacer; la falta cuenta en Seguimiento y en Reportes. - Si no tiene otra cita, aparece en Seguimiento en "Faltaron o cancelaron" con la fecha de la falta, y en Reportes en "Faltaron o cancelaron" con el botón Reagendar, que abre el mismo WhatsApp y cuenta como contactado.
Si quieres que además le llegue un correo, enciende “Te extrañamos” si no vino en Configuración → Correos automáticos: "Cuando marcas “No vino”, le llega un correo amable para agendar otra fecha". Sale dos minutos después (por si deshaces), con "Agendar otra fecha" si tienes citas en línea, y solo para citas de los últimos dos días. Viene apagado.
La revisión de rutina: cada cuánto vuelve cada paciente
El grupo "Le toca revisión" se calcula con dos datos: la última cita atendida del paciente y su intervalo de revisión.
- El intervalo de la clínica se elige en Configuración → Tu clínica → Revisión de rutina de tus pacientes: cada 3, 4 o 6 meses, o cada año. "Seguimiento te avisa a quién le toca. Cada paciente puede tener la suya en su ficha."
La revisión de rutina de la clínica: 6 meses si no eliges otra cosa. - El intervalo de cada paciente se cambia en su ficha, en Resumen, arriba de Citas: "Próxima revisión: marzo de 2027" con la lista "Cada 6 meses (la de la clínica)", "Cada 3 meses"… Si ya pasó, dice en ámbar "Le toca revisión desde…" con Agendar, o "Ya tiene cita el…". A un paciente con raspado o curetaje hecho y sin intervalo propio le sugiere "Usar cada 3 meses".
En la ficha, el Siguiente paso dice lo mismo que Seguimiento: le toca revisión, con Escribir y Agendar. - Seguimiento lo lista cuando pasó su intervalo desde su última visita atendida y no tiene cita, hasta 7 meses después. Un paciente que se fue hace dos años ya no sale; a esos se les escribe desde su ficha.
Una rutina que funciona
- Cada mañana, antes de abrir: Hoy → Seguimiento. Empieza por "Faltaron o cancelaron" (son los más fáciles de recuperar) y por "Tratamiento sin próxima cita" (ya dijeron que sí).
- Escribe a 5 o 10 personas con Escribir; con eso el grupo baja y no repites a nadie gracias a "Ya contactados esta semana".
- Los viernes, revisa "Presupuesto sin respuesta" y "Saldo pendiente" con más calma: son llamadas, no WhatsApp.
- Cuando alguien contesta, agenda desde su ficha o desde el botón Agendar: en cuanto tiene cita, sale de Seguimiento.
Errores comunes
- Buscar en Seguimiento al que faltó hace una hora. Primero márcalo "No vino" en Hoy; sin eso, para Recall sigue "confirmado".
- Escribir dos veces a la misma persona. Toca Escribir o Ya lo contacté siempre desde Recall: así la persona pasa a contactados y tu compañera no le vuelve a escribir.
- Cancelar en lugar de No vino. Una cancelada también entra a "Faltaron o cancelaron", pero no cuenta como falta en Reportes ni manda "Te extrañamos".
- Poner el intervalo de revisión en 3 meses para todos. Llenarás Seguimiento de gente a la que no le toca; deja 6 meses en la clínica y cambia el intervalo solo a quien lo necesite en su ficha.
Qué pasa después
Un paciente al que le escribes y agenda vuelve a la agenda normal: confirmación por WhatsApp, recordatorio, Hoy. Los que nunca contestan siguen en su ficha con su "Siguiente paso", y Reportes te dice cada mes cuántos faltaron y cuántos regresaron.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo aparece cada persona en Seguimiento?
Cada grupo lo dice debajo de su título. Faltaron o cancelaron: no vinieron o cancelaron su última cita y no tienen otra. Tratamiento sin próxima cita: aceptaron su presupuesto y no tienen cita. Presupuesto sin respuesta: lo recibieron hace 3 días o más. Saldo pendiente: terminaron y deben. Le toca revisión: pasó su intervalo desde su última visita atendida, hasta 7 meses después.
¿Qué hace “Ya lo contacté”?
Pasa a la persona a “Ya contactados esta semana”, con Deshacer, para que nadie le escriba dos veces. Escribir por WhatsApp hace lo mismo solo. Si en una semana no agenda, vuelve a la lista.
¿Puedo cambiar cada cuánto le toca revisión a un paciente?
Sí. En su ficha, en Resumen, junto a “Próxima revisión” eliges Cada 3, 4 o 6 meses o cada año; si no eliges, usa la de la clínica (Configuración → Tu clínica → Revisión de rutina). A un paciente con tratamiento de periodoncia Recall le sugiere cada 3 meses.
¿Quién ve Seguimiento?
La dueña y la recepción. El dentista y la asistente no lo ven, porque lleva saldos y presupuestos; ellos ven en la ficha del paciente el “Siguiente paso” de cada quien.
¿Qué correo recibe quien no vino?
Si enciendes “Te extrañamos si no vino” en Correos automáticos, dos minutos después de marcar No vino le llega un correo amable con “Agendar otra fecha”. Viene apagado; los textos de WhatsApp de Seguimiento los mandas tú.